Le vendite a credito possono essere utilizzate per trattenere i clienti e attirarne di nuovi, ma possono anche aggiungere complessità alla tenuta dei registri. Rispetto alle vendite in contanti e alla loro semplice registrazione, le vendite a credito devono registrare non solo le vendite iniziali, ma anche le potenziali perdite di credito e gli eventuali incassi. Quando le vendite di crediti ad alcuni clienti diventano inesigibili, le aziende che effettuano le vendite devono sostenere una spesa per crediti inesigibili. Pertanto, le aziende devono valutare il valore di realizzo dei loro crediti. La registrazione delle vendite a credito non è completa finché le aziende non hanno effettuato riscossioni di contanti.
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Registrare la contabilità clienti e gli eventuali resi di vendita. Al momento delle vendite a credito, le aziende registrano la contabilità clienti come debito e le vendite come credito per l’importo del fatturato. Invece di ricevere denaro dalle vendite, le aziende accettano di ritardare i pagamenti mantenendo i crediti dei clienti. Poiché nessun contante passa di mano, per le vendite restituite dai clienti, le aziende addebitano i rendimenti delle vendite per ridurre le vendite precedenti e accreditano i crediti per arrivare al saldo dovuto ridotto.
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Determina il fondo per crediti dubbi. Le aziende a volte effettuano vendite a credito sapendo che alcuni account potrebbero eventualmente diventare inesigibili. Nel periodo in cui si verificano le vendite a credito, le società possono stimare l’ammontare delle potenziali perdite dalle vendite a credito sulla base dell’esperienza passata e dell’attuale valutazione del credito del cliente. Le perdite stimate sono registrate nel “fondo svalutazione crediti”, un conto negativo per i crediti. Le aziende utilizzano il conto delle indennità per garantire il corretto valore contabile dei crediti.
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Registrare le spese per crediti inesigibili da crediti inesigibili. Per registrare correttamente le vendite a credito, le aziende devono registrare la spesa per crediti inesigibili da crediti inesigibili nel periodo in cui si verificano le vendite a credito. Questo serve per abbinare una spesa alle entrate. La spesa per crediti inesigibili viene addebitata come parte del costo complessivo della vendita del credito e il fondo svalutazione viene accreditato come riduzione dell’importo totale dei crediti.
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Registra incassi in contanti. Le aziende specificano nei termini delle vendite a credito quando i clienti devono effettuare i pagamenti in contanti. I termini possono anche consentire ai clienti di effettuare pagamenti anticipati in contanti per uno sconto. Per registrare incassi regolari e puntuali, le aziende addebitano il conto in contanti e accreditano i conti attivi per rimuovere i conti dei clienti raccolti. Per registrare gli incassi anticipati, le aziende addebitano sia il conto di cassa che il conto degli sconti sulle vendite come spese e crediti di credito per ridurre il saldo dovuto.