Se offri ai tuoi dipendenti un’assicurazione medica pretassare, lo fai attraverso un piano della Sezione 125, o caffetteria, che esenta i loro premi da tasse specifiche. Per qualche motivo, potrebbe essere necessario rimborsare i contributi sanitari di un dipendente. Ciò può accadere, ad esempio, se ha interrotto la sua copertura medica, ma non hai interrotto le sue detrazioni nel sistema dei salari. Quando rimborsi una detrazione ante imposte, il denaro perde il suo vantaggio fiscale.
Importo rimborsato
Calcola l’importo dovuto al dipendente. Ad esempio, se la detrazione avrebbe dovuto interrompere due periodi di pagamento bisettimanali fa, aggiungi gli importi che sono usciti dalla sua busta paga nel periodo di quattro settimane. Inoltre, verifica che la detrazione sia solo medica. Supponiamo che partecipi anche al tuo piano dentale pretassato, che viene effettuato come detrazione separata sul libro paga dal suo piano medico. Se lei interrompe entrambe le coperture e tu non riesci a fermarti alle detrazioni, le rimborseresti entrambe.
Esenzioni fiscali
Secondo le linee guida dell’Internal Revenue Service, i contributi medici pretassati sono esclusi dall’imposta sul reddito federale, dalla previdenza sociale e dall’imposta Medicare. Le norme sull’imposta sul reddito statale e locale per le detrazioni mediche ante imposte variano. In molti casi si applica lo stesso trattamento del diritto federale. Tuttavia, contattare l’agenzia delle entrate statale per chiarimenti, perché potrebbero essere applicate delle eccezioni. Ad esempio, la Pennsylvania ha condizioni specifiche per le quali i contributi dell’assicurazione sanitaria ante imposte sono esclusi dall’imposta sul reddito statale, come malattia, ricovero in ospedale e invalidità o morte.
Codice di rimborso
Sviluppa una categoria unica nel tuo sistema di gestione degli stipendi per identificare i rimborsi per le detrazioni ante imposte. Ad esempio, puoi chiamarlo “rimborso detrazione ante imposte”. All’interno di questa categoria, è possibile stabilire codici pertinenti, come “S125 Med Ref” o “S125 Den Ref.” Quando esegui il rimborso, non utilizzare lo stesso codice che hai applicato per effettuare la detrazione. L’utilizzo dello stesso codice potrebbe creare confusione dal punto di vista contabile poiché entrambe le transazioni hanno significati diversi. Inoltre, la detrazione è esentasse, ma il rimborso no, quindi richiedono calcoli diversi. Formatta la categoria di rimborso nel tuo sistema di gestione stipendi in modo che le tasse vengano applicate solo all’importo del rimborso che era esente da imposte. Il tuo fornitore di software per le buste paga può aiutarti in questo processo.
Processo di pagamento
Per applicare il rimborso, inserire l’importo del rimborso come negativo sotto il rispettivo codice. Il software applicherà gli importi per l’imposta federale sul reddito, l’imposta sulla previdenza sociale, l’imposta Medicare e le tasse statali e locali applicabili. Se l’importo del rimborso non è esente da un’imposta specifica, poiché hai già trattenuto l’imposta quando hai effettuato la detrazione, l’imposta non dovrebbe più uscire. Il rimborso provoca un aumento della retribuzione della dipendente e l’importo del rimborso deve essere riportato sulla sua busta paga con il codice appropriato.
Considerazioni
Le detrazioni al lordo delle imposte non vengono mostrate come salari imponibili sull’annuale W-2 del dipendente perché sono esenti da imposta. Ora che hai rimborsato il denaro come soggetto passivo, devi includerlo nel suo salario imponibile dall’inizio dell’anno in modo che risulti tale sul suo W-2.