QuickBooks utilizza il costo medio come metodo di valutazione nel suo modulo di inventario. Le piccole imprese spesso non utilizzano questa funzionalità e si affidano a conteggi manuali di fine anno, apportando modifiche direttamente ai conti di magazzino. Le aziende più grandi con quantità significative di inventario hanno maggiori probabilità di tenere traccia dei singoli articoli in QuickBooks, dall’acquisto alla vendita. Ciò può creare problemi quando l’azienda desidera utilizzare un metodo diverso dal costo medio per valutare l’inventario.
Come funziona il costo medio
Il costo medio applica un valore alle scorte disponibili e al costo delle merci vendute che tiene conto delle variazioni dei costi di acquisto. Si ottiene dividendo il costo totale di tutte le unità di inventario di un certo tipo disponibili per il numero totale di tali unità. Poiché l’inventario viene venduto durante tutto l’anno e il nuovo inventario viene acquistato a prezzi variabili, anche il costo medio cambierà. È uno dei tre principali modelli di valutazione. Inventario dei prezzi first-in, first-out ai suoi costi più recenti, mentre last-in, first-out lo prezza ai suoi costi più vecchi.
Correzione degli errori del rapporto
Gli errori possono verificarsi nei rapporti di inventario di QuickBooks quando gli utenti tentano di manipolare manualmente gli importi oi costi di inventario. Se, ad esempio, sono state apportate rettifiche manuali alle fatture di acquisto, la rettifica non si rifletterà nel calcolo del costo medio e il costo medio non sarà corretto. Un modo per trovare errori nella determinazione dei costi è stampare un rapporto di valutazione dell’inventario e controllare le quantità e i costi medi. Cerca costi medi che sembrano essere sostanzialmente alti o bassi e per costi medi negativi o quantità di inventario. Per ogni articolo che appare errato, dovrai rivedere gli acquisti e le vendite dell’articolo dall’inizio dell’anno per vedere se si sono verificate rettifiche manuali o transazioni insolite.
Inventario negativo
Se gli acquisti non vengono registrati in modo tempestivo, una società potrebbe mostrare in QuickBooks di aver venduto più unità di quante ne abbia a disposizione. Questo crea un importo di inventario negativo. Una volta che l’importo disponibile scende al di sotto dello zero, la formula dei costi medi di QuickBooks non può gestire il calcolo e probabilmente inizierà a mostrare valori estremamente errati. Rivedi regolarmente gli elenchi di inventario per le quantità negative e assicurati che tutti gli acquisti e le vendite siano stati registrati correttamente.
Liberarsi del costo medio
Le aziende che desiderano utilizzare QuickBooks come interfaccia contabile principale ma devono utilizzare un altro metodo di valutazione dell’inventario diverso dal costo medio hanno un dilemma. Altri programmi di contabilità possono gestire diversi metodi di valutazione, ma spesso non sono facili da usare come QuickBooks. Esistono diversi prodotti aggiuntivi di terze parti, come ACCTivate, che si integrano con QuickBooks e gestiscono l’inventario. I valori di riepilogo vengono inseriti in QuickBooks a intervalli, mantenendo così la valutazione complessiva corretta.