Quando si scrive un’e-mail praticamente in ogni situazione, è importante essere il più chiari e specifici possibile. Poiché è facile per il destinatario della tua e-mail prendere le tue parole nel modo sbagliato, poiché non esiste un contatto faccia a faccia con il messaggio, la tua comunicazione online dovrebbe includere diversi tipi di espressioni ed evitare di usarne altre. Espressioni ben scritte nelle e-mail possono aiutarti a trasmettere chiaramente il tuo messaggio anche se non stai parlando con il destinatario di persona.
1
Inizia la tua e-mail con un’espressione di saluto di base, a seconda del destinatario del messaggio e del tuo rapporto con quella persona. L’uso di un’espressione come “Ciao” è adatto per la corrispondenza con gli amici, mentre “Caro” è un’espressione di saluto più formale. Un’espressione come “A chi può interessare” è ideale quando non conosci il nome del destinatario previsto, ad esempio quando scrivi a un’azienda.
2
Indica il motivo dell’e-mail se la stai inviando per un motivo specifico o se il messaggio è urgente. Durante una telefonata, puoi scambiarti alcuni convenevoli prima di arrivare al contenuto della tua conversazione. Nel formato e-mail, accedi subito a queste informazioni, utilizzando un’espressione come “Sto scrivendo questa breve nota per chiedere il tuo permesso …” In questo modo, il destinatario saprà subito perché stai scrivendo .
3
Evita di usare cliché nella corrispondenza e-mail, in quanto possono confondere e fuorviare il destinatario dell’e-mail. Nelle conversazioni faccia a faccia, entrambe le persone possono facilmente capire quando usi un cliché, come “L’ho chiamato 50 volte prima che rispondesse”. Se dici questo tipo di dichiarazione in un’e-mail, il cliché potrebbe essere perso sull’altra persona.
4
Diffida di usare espressioni di cambiale, poiché appaiono più serie quando compaiono tramite la parola scritta. Se dici qualcosa di innocuo come “La chiamo stasera”, il destinatario dell’e-mail potrebbe considerare la tua e-mail come una conferma scritta dell’azione pianificata. Nell’ambiente di lavoro, un capo può ritenerti responsabile se non segui le espressioni di promessa.
5
Concludi la tua email con un’espressione conclusiva adatta al tuo rapporto con il destinatario e al contesto del messaggio. Un’applicazione aziendale può includere espressioni come “Grazie per il tuo tempo” e “Cordiali saluti”, mentre un’e-mail informale non richiede altro che la firma del tuo nome o addirittura un soprannome.