Le procedure di sicurezza rappresentano la fase di implementazione di una politica di sicurezza generale o dipartimentale. Ciascuna procedura è un passaggio dell’azione che supporta uno o più obiettivi di sicurezza. Procedure chiare, ben definite e ben scritte sono fondamentali per attuare efficacemente qualsiasi politica di sicurezza. È fondamentale sapere come scrivere procedure di sicurezza che comunichino efficacemente ciò di cui i dipendenti hanno bisogno e vogliono sapere.
Raccomandazioni generali
Seguire le raccomandazioni generali sulle migliori pratiche per creare procedure chiare e ben scritte. Scrivi da una prospettiva istruttiva orientata all’azione, delineando ogni passaggio nell’ordine in cui deve essere eseguito. Le procedure di sicurezza possono avere gravi conseguenze se non vengono seguite esattamente, quindi ognuna dovrebbe essere scritta in bianco e nero, senza lasciare spazio alla soggettività, ai giudizi personali o all’interpretazione individuale. Considera il pubblico e scrivi usando la terminologia corretta, scrivi gli acronimi in modo completo e definisci i termini che i lettori, in particolare i neoassunti, potrebbero non comprendere.
Raccogliere e rivedere le informazioni
Inizia esaminando attentamente la politica di sicurezza per la quale aggiungerai una sezione delle procedure. Suddividi la politica nelle sue componenti degli obiettivi e poi suddividi ogni obiettivo in una serie di sottocomponenti che alla fine saranno convertite in fasi di azione. Ad esempio, se la politica su cui stai lavorando si riferisce alla sicurezza degli edifici, gli obiettivi potrebbero fare riferimento all’accesso agli edifici, alle evacuazioni di emergenza e alle linee di autorità. Le sottocomponenti per l’accesso all’edificio potrebbero includere procedure per entrare e uscire dall’edificio, ottenere badge di identificazione e procedure per i dipendenti che dimenticano o perdono la loro identificazione di accesso. Se necessario, prendere appunti dettagliati per comprendere meglio gli obiettivi della politica di sicurezza.
Scrivi una prima bozza
Crea una prima bozza che riduca le informazioni per includere solo ciò di cui il lettore ha bisogno per eseguire la procedura di sicurezza. Scrivi ogni passaggio su una riga separata, usando una voce attiva e parole appena sufficienti per comunicare chiaramente la procedura. Ad esempio, una procedura per entrare nell’edificio può includere passaggi come “inserire la carta d’identità a faccia in su nello slot di verifica”, “premere la maniglia della porta quando la luce di ingresso diventa verde” e “entrare dall’ingresso principale una persona alla tempo.
Verifica la precisione
Conduci una prova pratica per assicurarti che ogni fase del processo sia chiara e comprensibile prima di creare una bozza finale. Se possibile, chiedi l’aiuto di persone che dovranno seguire la procedura per assicurarti che le tue percezioni di quanto sia chiara la procedura siano corrette. Modificare la verbosità o i passaggi secondo necessità, quindi testare nuovamente la procedura. Quando sei sicuro che le procedure di sicurezza siano chiare, ben scritte ed efficaci, crea e distribuisci una versione finale.