Le aziende vivono e muoiono per il modo in cui le informazioni circolano all’interno dell’organizzazione. Il feedback è alla base di una comunicazione efficace. Comunicazioni aperte con cicli di feedback funzionanti facilitano il progresso di un’organizzazione nel suo settore e contro la concorrenza. Dal proprietario o presidente al dipendente in prima linea, le persone hanno bisogno di capire come va il loro lavoro, trovare modi per crescere personalmente e contribuire alla salute delle aziende per cui lavorano.
Benefici
Una comunicazione efficace tra la direzione ei dipendenti può avvantaggiare l’azienda riducendo il turnover dei dipendenti o l’assenteismo a causa di dipendenti frustrati o la perdita di entrate da clienti insoddisfatti. Può aiutare i dipendenti a rimanere concentrati sulla strategia aziendale e incoraggiare l’innovazione. Il feedback fornisce ai dipendenti obiettivi specifici da raggiungere e rafforza il comportamento produttivo, incoraggiandoli a cercare modi per migliorare in base al lavoro per cui sono già apprezzati.
Caratteristiche principali
Fondamentalmente, una comunicazione efficace tra i dipendenti soddisfa tre prerequisiti. In primo luogo, fornisce loro ciò di cui hanno bisogno di sapere su cose come l’industria generale, il background sull’attività, i dettagli del prodotto o del servizio e i requisiti del lavoro. In secondo luogo, li aiuta a capire cosa hanno bisogno di padroneggiare: abilità ed esperienza reali di cui hanno bisogno per svolgere i loro compiti. Infine, aiuta i manager a capire cosa devono sentire i dipendenti per dare il loro meglio: come farli sentire rispettati o apprezzati come membri essenziali dell’organizzazione.
Livelli di comunicazione
Una comunicazione efficace cambierà di livello all’interno di un’organizzazione. Gli annunci a livello aziendale trasmessi a tutto il personale devono essere non solo concisi, ma anche più formali e più circospetti per evitare di fornire troppe informazioni al personale che non ne ha bisogno o che potrebbero divulgarle ai concorrenti. La comunicazione a livello di dipartimento può anche essere relativamente formale ma più approfondita, forse fornendo dettagli che non possono essere trattati in una nota a livello aziendale; i dipartimenti che comunicano tra loro si attengono al linguaggio di base, evitando il gergo intra-dipartimento. La consultazione a livello di team sarebbe meno formale e più iterativa, poiché i manager e il personale scambiano strategie e tattiche per mantenere il lavoro scorrevole. Quindi gli individui interagiscono uno contro uno; questa intimità richiede un feedback immediato e accurato per essere efficace.
Adattarsi al cambiamento
Le piccole aziende hanno maggiori probabilità di dare e ricevere nel corso di una giornata lavorativa tra i dipendenti e tra i livelli rispetto a un’azienda più grande con più reparti. Man mano che un’azienda cresce, i nuovi dipendenti devono apprendere la cultura aziendale mentre i dipendenti attuali si adattano alle personalità e ai costumi appresi da altri lavori. I nuovi team o reparti devono padroneggiare i canali aziendali per trasmettere le loro informazioni senza compromettere l’essenza dei loro contenuti. Le aziende possono ridurre al minimo i problemi crescenti costruendo e mantenendo canali di feedback affidabili che il personale ritiene siano di facile accesso e utilizzo e di cui si fidano riusciranno a raggiungere coloro che devono raggiungere.
Suggerimenti
Le comunicazioni dovrebbero includere informazioni, fatti e dati specifici per enfatizzare l’obiettività. Fornisci dettagli sufficienti per il destinatario da gestire e rivolgi l’attenzione al comportamento che il destinatario può controllare. Affronta qualsiasi azione specifica che necessita di cambiamento il più vicino possibile all’evento. Concentrati sulle azioni effettive e sui risultati osservati piuttosto che approfondire il motivo per cui è successo qualcosa. Condividi le informazioni e offri alternative, piuttosto che fornire richieste o ultimatum. Infine, chiedi al destinatario di riassumere o ripetere i commenti e un livello di accordo o disaccordo per garantire la comprensione e il consenso.