Le lettere di riscossione aziendali di solito adattano il loro tono alla quantità di tempo in cui una fattura è insolvente. Mentre l’obiettivo principale di una lettera di sollecito è convincere il cliente a inviare il pagamento, il processo di incasso non dovrebbe mettere a repentaglio il rapporto d’affari. Le aziende possono utilizzare lettere di sollecito come unico mezzo di comunicazione quando tentano di riscuotere fatture scadute. Alcuni potrebbero usarli come supplemento alle chiamate di raccolta.
Tono
L’agente della riscossione dovrebbe scrivere la lettera in un tono che sia fermo e premuroso, ricordando al cliente l’importo che è scaduto e che l’azienda apprezzerebbe un pagamento rapido. Ad esempio, una lettera di riscossione per un debito scaduto da 30 giorni potrebbe iniziare affermando: “Non abbiamo ancora ricevuto il pagamento e ti invitiamo a inviarlo il prima possibile per mantenere i tuoi privilegi di credito”.
Composizione
Il contenuto di qualsiasi lettera di sollecito aziendale di solito indica la natura del reclamo e le misure che il destinatario deve intraprendere per risolverlo. Ad esempio, una lettera per un debito scaduto da 60 giorni potrebbe indicare: “Non abbiamo ancora ricevuto il pagamento per la fattura n. 19 datata 2 gennaio 2012. Il 2 marzo, abbiamo inviato un promemoria scaduto ma non abbiamo ricevuto risposta da Si prega di contattare il nostro ufficio il prima possibile per concordare il pagamento. “
Conseguenze
Le lettere di riscossione aziendali che sono avvisi finali in genere informano il cliente che il suo debito verrà trasferito a un’agenzia di recupero crediti dopo una certa data. In alcune circostanze, un avviso finale può anche affermare che la società intraprenderà un’azione legale o riprenderà proprietà non pagate. Gli avvisi finali di solito si verificano con un debito scaduto da 90 giorni o più. Ad esempio, una lettera di riscossione finale per il pagamento dei mobili potrebbe affermare: “A meno che il pagamento completo non venga ricevuto entro due settimane dalla data di questa lettera, saremo costretti a riprendere possesso della proprietà”.
Negoziazione di pagamento
Una lettera di raccolta aziendale che tenta di preservare il benessere del rapporto tra il commerciante e il cliente può offrire un piano di pagamento rivisto. Ad esempio, un’azienda può offrire pagamenti parziali a un cliente scaduto da 30 giorni. La lettera di sollecito potrebbe indicare: “Riconosciamo che potresti avere difficoltà finanziarie. Contattaci il prima possibile per impostare un contratto di pagamento alternativo”.