Una lettera o un accordo tra due persone supporta un accordo o una promessa orale. Per creare un documento valido, utilizzare inchiostro nero o digitare e stampare la lettera dal computer. Tutte le parti coinvolte nella lettera o nell’accordo devono conservare una copia per i propri archivi, soprattutto se la lettera afferma una promessa o documenta uno scambio di beni o servizi in cambio di denaro.
Struttura della lettera commerciale
Se stai scrivendo una lettera a un’altra persona, creala sotto forma di lettera commerciale. Una lettera commerciale include la data, un saluto, una dichiarazione di apertura, un messaggio e una frase di chiusura. Nel saluto, rivolgi al destinatario il nome e il cognome, ad esempio “Caro John Smith” o “Signore o signora” se non sei sicuro del nome del destinatario. Scrivi una breve spiegazione del motivo per cui stai scrivendo la lettera nella tua dichiarazione di apertura, ad esempio “Stiamo scrivendo per interrompere il nostro attuale servizio di pulizia”. Fornisci ulteriori dettagli sullo scopo della lettera nel tuo messaggio. Scrivi una frase di chiusura, ad esempio “Contattaci per qualsiasi domanda” o “Grazie per i tuoi servizi”.
Un accordo
Se stai strutturando un accordo tra due persone e una terza parte, come te, o solo tra due persone, non è necessario un modello di lettera commerciale. Scrivi la data nella parte superiore dell’accordo e una dichiarazione che riassuma l’accordo, ad esempio “Questo documento afferma l’accordo per i servizi di consultazione tra John Smith, Jane Miller e Big Consultation Services”. Descrivere il contratto in modo completo, elencando la natura del servizio o della vendita, il contratto di pagamento, la politica di pagamento in ritardo ed eventuali termini o condizioni. Se l’accordo riguarda un articolo, descriverlo per intero.
firme
Dopo la dichiarazione di chiusura, stampa i nomi delle due persone in fondo al documento. Se il documento è un accordo tra te e due persone, stampa anche il tuo nome. Lascia uno spazio sufficiente sopra ogni nome in modo che ogni persona possa firmare la propria firma. Per convalidare la lettera o l’accordo, aggiungi uno spazio per la firma di un testimone o fai autenticare il documento. Se si prevede di far autenticare il documento, ciascuna parte deve firmare la lettera davanti a un notaio e fornire un documento di identità valido, come una patente di guida, un passaporto o un documento d’identità militare.
Informazioni sui contatti
Includere le informazioni di contatto necessarie sulle persone che scrivono la lettera. Le informazioni di contatto devono essere pertinenti al tipo di contratto o lettera che stai scrivendo. Ad esempio, se stai creando un contratto di vendita di auto tra due persone, includi indirizzi, numeri di telefono e numeri di patente di guida. Se stai scrivendo una lettera commerciale, includi le informazioni di contatto, come indirizzi e-mail, numeri di telefono e indirizzi. Se la lettera si riferisce a un servizio, aggiungi un numero di conto. Aggiungi le informazioni di contatto in fondo a una lettera commerciale sotto il nome stampato di ciascuna parte o all’interno di un accordo, se del caso.