Ogni azienda dispone di materiali collaterali di marketing, che si tratti di una raccolta di schede di vendita per il team di vendita o di brochure di prodotto per i clienti. Sebbene il materiale di marketing includa il tuo sito web, i “materiali” si riferiscono generalmente ai supporti di stampa. Se stai pianificando il lancio di un prodotto, assemblando una cartella stampa, revisionando materiali obsoleti o partecipando a una fiera, potresti aver bisogno dell’esperienza di un’agenzia o di uno stampatore per produrre i tuoi materiali. In tal caso, dovrai scrivere una richiesta di proposta o RFP.
Pianificazione iniziale
Prima di scrivere la RFP, devi completare una pianificazione iniziale. Innanzitutto, definisci l’obiettivo per i materiali collaterali di marketing. Ad esempio, se stai partecipando a una fiera, avrai bisogno di materiale informativo, come uno striscione per stand, espositori da tavolo e opuscoli. Quindi impostare un budget, che può essere una percentuale dei ricavi lordi effettivi o previsti generati dal progetto. Infine, assegna un team di progetto interfunzionale, inclusi coloro che lavoreranno al progetto, come un responsabile marketing, e coloro che trarranno vantaggio dal progetto, come un team di vendita.
Le nozioni di base
Inizia la RFP con le informazioni di base, come una breve panoramica dell’azienda e la descrizione della tua missione o visione aziendale. Presentati e stabilisci un tono per i tuoi materiali. Se sei una startup di bevande energetiche e la tua missione è rendere divertente una vita sana, un venditore avrà idee diverse rispetto a se fossi una società finanziaria conservatrice. Stabilisci i primi tre obiettivi per i materiali completati.
Ambito di lavoro
Dettaglia le tue aspettative per i risultati finali. Spiega come verranno distribuiti o visualizzati i materiali. Descrivi quali strategie utilizzerai. Ad esempio, se la tua garanzia è per un kit di vendita, spiega come i tuoi rappresentanti di vendita utilizzerebbero i materiali durante una chiamata e quali pezzi sarebbero lasciati al potenziale cliente. Spiega anche cosa è fuori campo. Sebbene un’agenzia possa eccellere nel rebranding, sii chiaro che il tuo progetto non lo include.
Capacità del fornitore
Parte della tua RFP è progettata per darti informazioni. Chiedi quali sono le funzionalità principali di un fornitore. Ad esempio, se stai andando a una fiera e hai bisogno di materiale multimediale, chiedi se la stampante può produrre sia striscioni che opuscoli. Se stai creando un kit per la stampa, chiedi se l’agenzia scrive anche una copia o fornisce il design e se ha un fornitore di stampe per i risultati finali. Chiedi chi sarà assegnato al tuo progetto e quale sarebbe il ruolo di quella persona.
Stima e prezzo
Sii sincero e risoluto riguardo al tuo budget. Puoi offrire una gamma, ma sii chiaro sul tuo budget massimo. Ciò consente a un fornitore di indirizzare un progetto e fissarne il prezzo di conseguenza, ma anche di essere flessibile in caso di costi imprevisti. Chiedi cosa potrebbe influenzare il prezzo finale e come si interrompe la stima.
Sequenza temporale
Quando crei la tua sequenza temporale, includi la data più critica. Se sei diretto a una fiera, non utilizzare la data dell’evento come scadenza. Invece, imposta la scadenza per la data in cui dovresti spedire i materiali nella posizione. Lavora a ritroso dalla data critica e includi eventuali riunioni importanti quando le prove dovrebbero essere viste da altri nella tua azienda. Chiedi ai fornitori di fornire tempi di consegna standard per progetti come il tuo.
Selezione del fornitore
Una volta che hai una RFP completa, devi trovare potenziali fornitori. Usa i consigli della tua rete professionale per restringere la ricerca. Rivedi online i portfolio di agenzie o stampanti. Crea un breve elenco di domande qualificanti e chiama i fornitori prima di inviare la tua RFP per verificare l’idoneità del progetto e la disponibilità del fornitore. Quando invii più RFP, crea un foglio di calcolo per confrontare le risposte su ambito, costi e capacità.