Tenere traccia delle spese delle piccole imprese è necessario ai fini fiscali e per identificare dove è possibile effettuare tagli, proprio come fanno le grandi società. Il monitoraggio delle spese delle piccole imprese consente anche di adeguare la tua attività quando ci sono cambiamenti economici o di mercato come la possibilità di ridurre o aumentare la tua forza lavoro, o acquistare o vendere beni.
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Dedicare uno schedario o un cassetto della scrivania per archiviare le spese aziendali. Crea cartelle con i nomi di ogni fornitore, fornitore di servizi pubblici, proprietario o ipotecario e retribuzione e benefit dei dipendenti. Secondo Margaret Randolph, autrice di “Tracking Your Expenses: A Workbook: A Simplified Financial Organizer”, organizzare e tenere traccia delle spese delle piccole imprese può facilmente identificare quali sono le spese più cruciali e quali possono essere ridotte.
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Dividi le cartelle in categorie e inseriscile in ordine alfabetico. Dividili utilizzando cartelle che contengono ciascuna spesa nelle seguenti categorie: tasse, dipendenti, utenze, fornitori, forniture per ufficio e qualsiasi altra cosa rilevante per la tua attività. Disponi ogni cartella in ordine alfabetico. Archiviali di conseguenza. Lo Small Business Brief raccomanda questo modello organizzativo per renderli facilmente accessibili e ricercabili.
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Crea un foglio di calcolo o utilizza un programma software. Immettere immediatamente ogni fattura o acquisto nel foglio di calcolo o nel software di contabilità per fornire informazioni o fornire documenti al contabile o all’Internal Revenue Service.
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Ideare un sistema di backup. Pianifica l’eventualità che potresti perdere i tuoi dati o documenti. Ottieni un sistema di backup, che in genere è offerto nella maggior parte dei programmi antivirus e di protezione del computer come McAfee e Symantec o tramite un account con un sistema di backup off-site, per prevenire la perdita dei dati della tua piccola impresa.