L’e-mail è una forma accettata di comunicazione aziendale ed è possibile utilizzare questo metodo per richiedere la disponibilità per una riunione. Quando contatti qualcuno che non hai incontrato e ha poca conoscenza dei tuoi prodotti o servizi, devi trasmettere le informazioni nel modo più conciso possibile. Ricorda che molti dirigenti accedono alla posta elettronica tramite smartphone e tablet e non hanno tempo per leggere messaggi lunghi. La tua e-mail deve essere pertinente, utilizzando un linguaggio educato e appropriato.
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Indirizza l’email personalmente e indica il suo scopo all’inizio il più brevemente possibile. Pochi uomini d’affari hanno il tempo di leggere un paio di paragrafi cercando di capire cosa stai chiedendo. Apri l’email con una frase che dice al lettore che stai scrivendo per fissare un appuntamento a suo piacimento.
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Segui la dichiarazione dello scopo con il motivo per cui hai richiesto l’incontro. Spiega brevemente al destinatario chi sei e il motivo per cui devi incontrarlo. Usa un linguaggio chiaro e frasi brevi, come “La mia azienda opera nella tua zona e ho un servizio che può avvantaggiarti”.
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Suggerisci un paio di potenziali date e orari per l’incontro, con una richiesta di opzioni alternative se nessuna di queste date è adatta. Ciò rimuoverà l’onere di fissare la riunione dal destinatario, rendendo più facile per lui rispondere. Se gli chiedi di fornire dettagli sulla sua disponibilità, gli chiedi di fare più lavoro di te.
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Indica chiaramente il luogo della riunione e i motivi per cui lo hai scelto. Per un primo incontro, è prassi accettata che la persona che fa la richiesta sia quella che si reca alla riunione. Ciò non si applicherebbe, tuttavia, se il destinatario dovesse venire presso la tua attività in modo che possa vedere le tue strutture e i tuoi prodotti. In tal caso, la tua email dovrebbe spiegarlo.
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Usa un linguaggio educato e civile nella tua e-mail per richiedere la disponibilità e controlla che l’ortografia e la grammatica siano corrette. Un potenziale cliente o socio in affari potrebbe essere scoraggiato da un messaggio che mostra una scarsa conoscenza della lingua. Menziona brevemente i potenziali vantaggi per il destinatario derivanti da un’associazione con la tua azienda.
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Allega informazioni sulla tua azienda e prodotti o servizi all’e-mail in modo che il destinatario possa accedervi facilmente. Fornisci collegamenti al sito Web della tua azienda e articoli di notizie sul tuo prodotto o servizio che potrebbero fornire al destinatario una comprensione del motivo della richiesta di una riunione. Mantieni la dimensione dell’email a meno di due megabyte e assicurati che gli allegati non contengano virus informatici.
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Segui la richiesta di posta elettronica dopo una settimana, se il destinatario non ha risposto. Nella tua seconda e-mail, richiedi la conferma di aver ricevuto la prima e-mail e ribadisci la tua richiesta di riunione. Dichiara che contatterai il destinatario per telefono in una data specifica per la sua risposta se non l’hai ricevuta e pianifica la telefonata per assicurarti di seguire.