Man mano che la tua azienda si espande, puoi svolgere lavori fuori dallo stato o persino assumere dipendenti in altri stati che lavorino per te a distanza. Quando paghi questi dipendenti, devi rispettare le leggi fiscali in materia di ritenuta alla fonte, come l’imposta sulla disoccupazione e l’imposta sul reddito statale. Seguire le giuste regole per pagare i dipendenti per il lavoro svolto in un altro stato impedirà a entrambi di finire nei guai con le autorità fiscali.
Assicurazione contro la disoccupazione – Residente statale
Se il dipendente svolge tutto o la maggior parte del suo lavoro in un altro stato, potrebbe non esserti richiesto di dichiarare il salario di quel dipendente come parte dei premi dell’assicurazione contro la disoccupazione nel tuo stato. Se il lavoro fuori dallo stato è temporaneo o transitorio e il dipendente svolge la maggior parte del suo lavoro nello stato, si comunica tutti i salari del dipendente e si pagano regolari tassi di assicurazione contro la disoccupazione, indipendentemente da dove è stato svolto il lavoro. Dovrai considerare dove si trova la base operativa del dipendente. Una base operativa è il luogo in cui il dipendente inizia a lavorare e torna per ulteriori istruzioni. Ad esempio, se l’ufficio dell’azienda in cui il dipendente inizia e finisce la sua giornata si trova su un lato del confine di stato, ma la maggior parte delle mansioni lavorative del dipendente si trova sull’altro lato del confine di stato, lo stato in cui si trova l’ufficio è considerata la base delle operazioni. Pertanto, il datore di lavoro riporta i salari del dipendente a quello stato e paga l’assicurazione contro la disoccupazione su tali salari. Inoltre, se un dipendente svolge almeno una parte del lavoro nel tuo stato e anche l’ufficio che supervisiona il dipendente è nello stato, allora dichiari il salario del dipendente al tuo stato e paghi la tassa di disoccupazione su quel salario.
Assicurazione contro la disoccupazione – Non residente
Se il dipendente è un residente legale di un altro stato e lavora anche in quello stato, non sei tenuto a segnalare i salari dei dipendenti al tuo ufficio delle imposte statale. Ottenere un certificato di residenza dal dipendente se il dipendente vive in un altro stato e svolge tutto il suo lavoro in quello stato. Può essere una semplice lettera o un modulo sviluppato da te che mostra il nome, l’indirizzo legale, il numero di telefono e il numero di previdenza sociale del dipendente. Conserva una copia di questo certificato nella cartella del dipendente. È inoltre possibile contattare l’ufficio del lavoro dello stato e richiedere un accordo di copertura reciproca interstatale. Se il tuo dipendente vive in un altro stato e svolge la maggior parte del suo lavoro lì, lavorando solo periodicamente nel tuo stato, puoi richiedere l’approvazione scritta dello stato per designare un singolo stato – il tuo stato o lo stato in cui vive il dipendente – come il stato a cui saranno riferiti tutti i salari.
Imposta statale sul reddito – Residente
Se il dipendente ha svolto un lavoro nel tuo stato, devi trattenere l’imposta sul reddito statale su tali salari. Anche se il tuo dipendente non ha svolto alcun lavoro nel tuo stato, ma è residente nel tuo stato, devi trattenere l’imposta statale sul reddito dal suo salario se la tua azienda ha sede, ha uffici o ha altri dipendenti nello stato. Contatta l’ufficio delle imposte dello stato in cui il dipendente ha svolto il lavoro. Potrebbe essere necessario trattenere l’imposta sul reddito statale per quello stato. In tal caso, non trattenere anche l’imposta per il tuo stato, a meno che gli importi delle trattenute per il tuo stato non siano superiori agli importi delle trattenute per lo stato in cui il dipendente ha lavorato. Tratterrai l’imposta per il tuo stato solo per l’importo di cui supera gli importi della ritenuta nello stato in cui il dipendente ha lavorato.
State Income Tax — Non-Resident
Se un dipendente vive in un altro stato e lavora in quello stato, tratterrai le tasse solo per quello stato. Se il dipendente svolge un lavoro nello stato in cui si trova la tua azienda, detrarrai l’imposta sul reddito solo dalla retribuzione per il lavoro svolto in quello stato. Ottieni un certificato di residenza dal dipendente da conservare nei tuoi file.