Considerazioni amministrative, operative, geografiche e demografiche giocano tutte un ruolo cruciale nella creazione del tuo studio dentistico. L’ubicazione fisica dell’ufficio è un fattore chiave per determinare il successo e il tasso di crescita della tua azienda. Un luogo che è stato meraviglioso negli anni passati può cadere vittima di una serie di situazioni al di fuori del tuo controllo, inclusi cambiamenti demografici, riduzione del traffico e cambiamenti nei modelli di traffico. La tua scelta di trasferire il tuo ufficio per assumere il controllo di una pratica in declino è una decisione importante. Dopo aver fatto i compiti e selezionato un luogo promettente, ottimizza il tuo trasloco e riduci lo stress creando un piano di trasferimento completo.
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Preparare un piano di trasloco dettagliato, incluso uno schema del nuovo ufficio che mostra l’ubicazione di tutte le attrezzature e i mobili. Pianifica una data per il trasloco, concedendo un tempo adeguato per prepararti all’arrivo del traslocatore. Inventa tutto il contenuto dell’ufficio esistente e inizia a scartare eventuali materiali o attrezzature accumulati che non sono più necessari.
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Assegnare responsabilità dettagliate ai diversi membri del personale dell’ufficio. Delegare una persona specifica, come il responsabile dell’ufficio, per supervisionare il personale e il completamento degli incarichi. Ricorda al personale di essere ottimista con i pazienti riguardo al trasferimento, indipendentemente dal motivo del trasferimento.
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Assumi un’azienda di traslochi affidabile e professionale. Chiedere se ha esperienza nell’imballaggio, nello spostamento e nel trasferimento di apparecchiature fragili, come le macchine a raggi X. Stabilisci una data di trasloco, richiedi referenze e chiedi un preventivo mobile.
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Informare i pazienti esistenti per telefono, e-mail e posta della data del trasloco programmata e del nuovo indirizzo dell’ufficio con circa due o tre mesi di anticipo. Posiziona un avviso di promemoria nel tuo ufficio dove sia facilmente visibile e includi il messaggio nella tua casella vocale. Consiglia i professionisti che ti indirizzano i pazienti e pubblichi un annuncio sul giornale locale.
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Rivedere i file dei pazienti per rimuovere i pazienti inattivi. Chiamare i pazienti che sono dovuti per gli appuntamenti di follow-up e programmare gli appuntamenti, informandoli della nuova posizione dell’ufficio.
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Avvisare i fornitori della data di trasloco programmata e del cambio di indirizzo dell’ufficio. Ordina biglietti da visita aggiornati, cancelleria, forniture per ufficio e dispense per i pazienti che mostrano il nuovo indirizzo e le informazioni di contatto. Configurare le modalità di installazione per un nuovo telefono, fax e servizio Internet.
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Arrivo al nuovo ufficio prima dei traslochi nel giorno di trasloco programmato. Rimanere sul sito durante l’intero trasloco per supervisionare la movimentazione delle attrezzature e dei mobili.
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Richiedi una fattura completa e dettagliata. Esamina i dettagli di fatturazione e i documenti aggiuntivi prima di firmare qualsiasi cosa prima che i traslocatori lascino il sito.