Quando è necessario inviare copie della stessa lettera a più destinatari, creare buste o etichette personalizzate da inviare a vari contatti o se si desidera rendere più personale un messaggio di posta elettronica di massa, è possibile utilizzare la funzionalità Stampa unione in Microsoft Word. Con questo strumento è possibile utilizzare i dati di un foglio di lavoro Excel esistente, un elenco in Word o i contatti di Outlook e personalizzare rapidamente un documento.
Unione da un foglio di lavoro Excel
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Avvia Word e apri un nuovo documento vuoto. Selezionare la scheda “Lettere”, scegliere “Avvia stampa unione” e scegliere il tipo di documento in cui si desidera unire l’elenco, ad esempio “Lettere” o “Buste”.
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Fare clic su “Seleziona destinatari” nel gruppo Stampa unione e scegliere l’opzione appropriata. Scegli “Usa un elenco esistente” per utilizzare i dati in un foglio di lavoro di Excel.
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Sfoglia per trovare il foglio di lavoro contenente i dati che desideri utilizzare e fai clic su “Apri”. Scegli il numero di foglio corretto se richiesto e fai clic su “OK”. Viene visualizzata la finestra di dialogo Destinatari stampa unione.
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Seleziona la scheda “Lettere”. Inserisci i campi unione che desideri utilizzare dal gruppo Scrivi e inserisci campi. Ad esempio, se stai creando buste, puoi selezionare “Blocco indirizzi”, che unisce i nomi e gli indirizzi delle persone nel tuo elenco.
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Fai clic su “Anteprima risultati” per vedere come apparirà la tua unione. Modificare i campi di unione o i destinatari secondo necessità. Fare clic su “Fine e unisci” per completare l’unione e quindi stampare, salvare o inviare i documenti tramite posta elettronica.
Unione da un nuovo elenco
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Avvia Word e apri un nuovo documento vuoto. Selezionare la scheda “Lettere”, scegliere “Avvia stampa unione” e scegliere il tipo di documento in cui si desidera unire l’elenco, ad esempio “Lettere” o “Buste”.
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Fare clic su “Seleziona destinatari” nel gruppo Stampa unione e scegliere l’opzione appropriata. Scegli “Digita un nuovo elenco” se desideri digitare un elenco di destinatari in un documento di Word.
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Fai clic su “Personalizza colonne” per aggiungere le intestazioni di colonna per ogni campo che desideri includere nell’unione. Fare clic sul nome della colonna esistente sopra la quale si desidera aggiungere un nuovo campo e fare clic su “Aggiungi”. Digita il nome della colonna e fai clic su “OK”. Compila gli spazi sotto le intestazioni per ogni destinatario che desideri aggiungere all’elenco.
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Seleziona la scheda “Lettere”. Inserisci i campi unione che desideri utilizzare dal gruppo Scrivi e inserisci campi. Ad esempio, se stai creando buste, puoi selezionare “Blocco indirizzi”, che unisce i nomi e gli indirizzi delle persone nel tuo elenco.
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Fai clic su “Anteprima risultati” per vedere come apparirà la tua unione. Modificare i campi di unione o i destinatari secondo necessità. Fare clic su “Fine e unisci” per completare l’unione e quindi stampare, salvare o inviare i documenti tramite posta elettronica.
Unione dai contatti di Outlook
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Avvia Word e apri un nuovo documento vuoto. Selezionare la scheda “Lettere”, scegliere “Avvia stampa unione” e scegliere il tipo di documento in cui si desidera unire l’elenco, ad esempio “Lettere” o “Buste”.
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Fare clic su “Seleziona destinatari” nel gruppo Stampa unione e scegliere l’opzione appropriata. Fare clic su “Scegli dai contatti di Outlook” per selezionare le informazioni dall’elenco dei contatti di Outlook.
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Scegli il profilo di Outlook a cui desideri accedere se richiesto. Seleziona la casella di controllo accanto al nome di ogni contatto che desideri utilizzare nella stampa unione. Fare clic su “OK”.
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Seleziona la scheda “Lettere”. Inserisci i campi unione che desideri utilizzare dal gruppo Scrivi e inserisci campi. Ad esempio, se stai creando buste, puoi selezionare “Blocco indirizzi”, che unisce i nomi e gli indirizzi delle persone nel tuo elenco.
5
Fai clic su “Anteprima risultati” per vedere come apparirà la tua unione. Modificare i campi di unione o i destinatari secondo necessità. Fare clic su “Fine e unisci” per completare l’unione e quindi stampare, salvare o inviare i documenti tramite posta elettronica.