Molti proprietari unici hanno difficoltà a gestire le funzioni contabili progettate per garantire la sostenibilità finanziaria della loro azienda. Sebbene esistano sistemi di contabilità automatizzati progettati per aiutare con il processo, tutti i debiti e i crediti sono ancora facili da confondere. Quando si valutano i sistemi contabili della ditta individuale, valutare le attività chiave essenziali per la preparazione del bilancio.
Documenti di origine
La raccolta dei documenti di origine e l’analisi delle transazioni sono passaggi importanti nel processo contabile. In particolare, i documenti di origine fungono da backup per i movimenti registrati nella contabilità generale. I proprietari unici devono disporre di un sistema per tracciare i propri documenti e conservarli per il periodo di tempo corretto. In caso contrario, contabili o revisori contabili di terze parti potrebbero non essere in grado di dimostrare gli importi nella contabilità generale o nelle dichiarazioni dei redditi. L’Internal Revenue Service richiede spesso documenti originali, il che rende fondamentale la conservazione dei record.
Journal Entries
Sebbene molti sistemi di contabilità registrino automaticamente nella contabilità generale, alcune transazioni richiedono comunque una registrazione a giornale. Non è sempre un processo facile determinare gli importi che vanno nella contabilità generale, data la profondità dei Principi contabili generalmente accettati negli Stati Uniti. Ad esempio, i beni ammortizzabili richiedono che i proprietari individuali mantengano tabelle di ammortamento separate che servono come base per le registrazioni prima nota. I proprietari individuali devono conoscere i metodi contabili per tipi specifici di voci affinché i loro libri siano accurati.
Riconciliazioni dei conti
L’esecuzione delle riconciliazioni dei conti aiuta a rilevare gli errori nei rapporti finanziari. La riconciliazione richiede l’abbinamento delle transazioni bancarie all’attività di contabilità generale per un determinato periodo. Se le imprese individuali non riconciliano tutti i loro conti abbastanza frequentemente, potrebbero finire con errori materiali nei loro bilanci. Anche gli elementi di riconciliazione devono essere compensati in modo tempestivo affinché l’informativa finanziaria rimanga affidabile.
Sistemi di contabilità
QuickBooks e Sage 50 sono tra i sistemi di contabilità più popolari per le piccole imprese. I sistemi di contabilità basati su cloud memorizzano anche i record finanziari su server di terze parti. I sistemi di contabilità automatizzata hanno molti vantaggi, ma solo se gli unici proprietari sono in grado di utilizzarli correttamente. Quando si valutano i bilanci prodotti dai proprietari di piccole imprese, è importante identificare se i controlli interni sono in atto e funzionano correttamente o se le dichiarazioni sono sottoposte a revisione periodica. In caso contrario, il reporting finanziario potrebbe non essere accurato.