Microsoft Outlook 2007 è un programma di comunicazione ricco di funzionalità offerto come parte della suite Microsoft Office. Outlook viene utilizzato principalmente come applicazione per la gestione delle comunicazioni aziendali come l’importazione di più account di posta elettronica in un’unica comoda piattaforma. Include anche una barra da fare che ti consente di contrassegnare e tenere traccia di attività e appuntamenti. La To-Do Bar è costituita da un calendario che mostra gli appuntamenti e le attività a colpo d’occhio, nonché informazioni dettagliate su ogni elemento inserito nel sistema, aiutandoti a mantenere la tua pianificazione aziendale organizzata e prontamente disponibile.
Relazioni dei task
In Outlook 2007, le attività sono elementi inseriti nella pianificazione che possono avere sia una data di inizio che una di fine elencate. È possibile modificare l’attività una volta che è nel sistema, aggiornando l’attività o semplicemente tenendo traccia dell’attività utilizzando Outlook. I rapporti sullo stato possono essere inviati a indirizzi e-mail selezionati per tutto il ciclo di vita dell’attività. Le attività inserite nel sistema possono essere una sola volta o possono ripetersi quando lo si desidera, ricominciando alla fine dell’ultima attività o con date di inizio regolarmente distanziate. Le attività possono essere create anche per altri. Una volta accettato da qualcun altro, puoi monitorare i suoi progressi con l’attività.
Appuntamenti
Gli appuntamenti sono molto simili alle attività tranne che sono di natura statica. Gli appuntamenti possono essere programmati utilizzando la barra da fare e quindi visualizzati nel calendario di Outlook. Quando si fissa un appuntamento, è possibile impostare un promemoria da inviare alla propria e-mail prima dell’appuntamento, se lo si desidera. Gli appuntamenti possono essere impostati su orari precisi e possono quindi essere visualizzati utilizzando il calendario di Outlook per giorno, settimana o anche per mese. Outlook consente la condivisione delle informazioni del calendario. È possibile impostare Outlook per visualizzare gli appuntamenti su quelli nell’elenco condiviso insieme a un messaggio da visualizzare durante l’orario dell’appuntamento.
Creazione di attività e appuntamenti
La creazione di attività in Outlook 2007 può essere eseguita utilizzando il comando Attività nel menu principale di Outlook tramite lo spazio “Digita una nuova attività” nel calendario utilizzando la barra Da fare o utilizzando l’elenco delle attività quotidiane nella sezione del calendario. L’impostazione degli appuntamenti può essere eseguita tramite il comando Appuntamento dal menu principale o premendo “Ctrl-Maiusc-A” mentre si è in Outlook. Un menu di configurazione facile da seguire viene visualizzato con ciascuna selezione per guidarti attraverso il processo di impostazione degli orari per gli appuntamenti o le attività, nonché eventuali date di promemoria, destinatari del rapporto sullo stato delle attività e se un’attività è ricorrente o una di -un evento gentile.
Scegliere tra compiti e appuntamenti
La scelta se utilizzare un’attività o un appuntamento in Outlook 2007 dipende principalmente dalla natura dell’evento pianificato. Per un singolo momento che è improbabile che cambi, ad esempio una riunione o una vacanza, utilizzare la funzione di appuntamento è più semplice, soprattutto se desideri condividere il tempo in cui non sarai disponibile tra le altre persone che hai autorizzato il tuo calendario a condividere le informazioni con. Per un evento ricorrente o per una procedura che conterrà benchmark che richiedono la segnalazione ad altri, il comando task è il migliore.