Una buona comunicazione è essenziale per la salute generale della tua azienda. La comunicazione scritta e orale interna ed esterna rappresenta il livello di professionalità nella tua azienda. Una comunicazione aziendale inappropriata può danneggiare le relazioni con i clienti, abbassare il morale dei dipendenti e influire negativamente sulla reputazione della tua azienda. Creare chiare linee guida per iscritto per i dipendenti su ciò che è appropriato e previsto in tutte le forme di comunicazione per evitare le conseguenze di una cattiva comunicazione.
Comunicazione scritta
Dai promemoria ai rapporti, non deviare mai da un tono professionale nella comunicazione aziendale scritta. Evita l’uso dell’umorismo ed evita un tono condiscendente. Adatta la tua comunicazione al pubblico previsto. Il gergo altamente tecnico del settore è spesso inappropriato per i documenti generali. Scrivi in modo chiaro e conciso e limita l’uso di abbreviazioni. Formatta i tuoi documenti correttamente e mantienili snelli. Gli abbellimenti di fantasia non sono necessari nei documenti aziendali.
La posta elettronica è spesso percepita come un metodo di comunicazione meno formale rispetto alle lettere e ai promemoria stampati, ma dovresti scoraggiare questo atteggiamento tra i dipendenti, in particolare per quanto riguarda la comunicazione con i clienti. I messaggi di posta elettronica inappropriati includono l’uso di emoticon, slang e abbreviazioni del tipo utilizzato negli SMS. Incoraggia i dipendenti a creare e-mail nello stesso modo in cui farebbero una tradizionale lettera commerciale, con un saluto standard e una firma completa che includa il logo o il nome dell’azienda. Prima di inviare e-mail ai destinatari, controlla la grammatica e l’ortografia corrette.
Telefono
Con la prevalenza di e-mail e messaggi di testo tra i dipendenti, l’etichetta del telefono a volte viene persa o non viene mai appresa. La comunicazione telefonica inappropriata varia dalla maleducazione al servizio clienti scadente. Chiedere ai dipendenti di parlare in modo educato, essere onesti, evitare di mettere le chiamate in vivavoce e di essere pazienti, anche con clienti scortesi. I telefoni cellulari consentono ai dipendenti di condurre affari in luoghi diversi dall’ufficio, ma tengono conto dell’ambiente circostante quando prendono o effettuano chiamate di lavoro. I forti rumori di sottofondo possono essere fonte di distrazione e fastidio durante una chiamata importante.
Texting
La maggior parte delle forme di invio di messaggi di testo non sono appropriate da utilizzare in un contesto aziendale. L’informalità si riflette sulla professionalità della tua azienda ed è fin troppo facile creare incomprensioni con gli SMS. Un’e-mail o una telefonata è un metodo migliore per programmare appuntamenti, fare richieste o comunicare un’idea importante. L’invio di messaggi di testo in situazioni di lavoro è spesso fatto di nascosto in momenti inappropriati, come durante le riunioni, e dovrebbe essere scoraggiato.
Comunicazione interna
Una mancanza di comunicazione tra la direzione e i dipendenti è un buon modo per promuovere voci e speculazioni negative. Metti buone notizie in una newsletter per i dipendenti e comunica le cattive notizie direttamente ai dipendenti. L’informazione onesta è meglio di nessuna informazione. Mentre i colleghi spesso scoprono che le brevi e-mail sono un modo rapido per porre domande, ottenere risposte e aggiornarsi a vicenda sui progetti, l’informalità di quel metodo di comunicazione non giustifica un abbassamento degli standard professionali. Un linguaggio ostile, minaccioso o offensivo è inaccettabile in qualsiasi forma.