Una fotocopiatrice è un’apparecchiatura vitale per la maggior parte delle piccole imprese. La macchina consente di copiare gli originali per i file, produrre in serie materiali di marketing e creare documenti dei dipendenti in grandi quantità. Le tue esigenze di copia specifiche dovrebbero guidare il processo di acquisto per assicurarti di trovare un equilibrio tra l’importo speso e le funzionalità che ottieni nella fotocopiatrice.
bilancio
Il budget necessario per acquistare una fotocopiatrice è uno dei principali fattori guida. Il costo della macchina effettiva fornisce una base di riferimento per il confronto tra diversi tipi di fotocopiatrici. Guarda il costo del toner e il numero di copie che otterrai prima di doverlo sostituire. Il costo della manutenzione e delle riparazioni è un altro problema che influisce sul budget. Una fotocopiatrice complicata con molte funzioni può finire con più problemi che devono essere riparati. Ogni volta che lo fai riparare, devi pagare per la manodopera e le parti. Inoltre, dedichi tempo e denaro alla formazione dei dipendenti su come utilizzare le varie funzioni. In alcuni casi, noleggiare una fotocopiatrice è più conveniente, in particolare se la manutenzione e le riparazioni sono incluse nel costo del noleggio.
Volume di stampa
Il numero di fogli che copi regolarmente aiuta a determinare le dimensioni e le funzioni necessarie in una fotocopiatrice. La stima delle pagine mensili medie consente di trovare una fotocopiatrice in grado di gestire il volume senza frequenti cambi di toner. Se sottoscrivi un contratto di servizio al momento dell’acquisto, potresti avere un limite al numero di pagine stampate sulla fotocopiatrice ogni mese. Se possiedi già una fotocopiatrice, registra il numero di pagine stampate ogni settimana utilizzando il misuratore della fotocopiatrice per stimare il tuo volume. Se utilizzi una copisteria per la duplicazione, utilizza i giustificativi di vendita per tenere traccia di quanto copi.
Gestione della carta
Il tipo di articoli che copi influisce anche sul tuo acquisto. Una fotocopiatrice di base potrebbe non gestire formati carta più grandi. Considera la frequenza con cui devi stampare pagine più grandi per determinare se questa funzionalità è essenziale per la tua attività. Il numero di pagine che la macchina può copiare al minuto, abbreviato in CPM, è un problema se è necessario stampare grandi volumi molto rapidamente. Le fotocopiatrici più avanzate includono anche la possibilità di stampare su entrambi i lati, fascicolare le pagine, modificare la scala di stampa e pinzare insieme le pagine.
Altre funzioni
Gli altri usi della macchina aiutano a restringere le opzioni. Una stampante multifunzione può essere un’opzione per una piccola impresa perché la macchina gestisce la copia, la stampa, la scansione e l’invio di fax da un’unica unità. Ciò consente di risparmiare denaro rispetto all’acquisto di singole macchine e di risparmiare spazio in ufficio. Se si hanno più dipendenti che utilizzeranno la stessa macchina, considerare la possibilità di collegare in rete la macchina in modo che tutte le workstation abbiano accesso alla funzione di stampa. Anche le normali fotocopiatrici possono gestire la scansione.
Efficienza energetica
La scelta di una fotocopiatrice ad alta efficienza energetica con l’etichetta ENERGY STAR® consente di risparmiare denaro sulle bollette, riducendo al contempo il danno ambientale derivante dall’elevato consumo di energia. La macchina rimane anche più fresca mentre funziona, in modo da evitare un aumento della temperatura in ufficio durante un uso frequente.
Controls
I controlli della macchina influiscono sulla facilità d’uso della fotocopiatrice. Scegli una macchina con controlli intuitivi che consenta a tutti gli utenti in ufficio di capire come eseguire tutte le funzioni. Ispezionare i display sulla fotocopiatrice e testare i controlli. Prova varie funzioni per determinare se è difficile passare da una all’altra.