Un incontro può essere un evento altamente produttivo in cui si prendono decisioni e si raggiunge un consenso. Oppure può trascinarsi per ore, realizzando poco se non per mettere alla prova la pazienza di tutti. Una solida leadership gioca un ruolo primario nel successo di una riunione. Un’attenta pianificazione in anticipo e il controllo sullo scambio di idee durante la riunione sono vitali. Tuttavia, molto dipende anche dalla collaborazione dei partecipanti. Mentre i buoni partecipanti alla riunione possono fare miracoli per promuovere la tua agenda, i cattivi partecipanti possono interrompere la riunione sul suo percorso. Impara a riconoscere i partecipanti difficili in modo da poterli evitare prima che facciano deragliare la tua prossima riunione.
Mancanza di preparazione
Le riunioni produttive spesso iniziano in anticipo, con la distribuzione di un’agenda che assegna i ruoli ai partecipanti. Le persone che pianificano la riunione possono chiedere ai partecipanti di familiarizzare con un problema, portare una soluzione a un problema particolare o completare un’attività e riferire sui risultati. I partecipanti che non riescono a portare a termine renderanno la riunione meno produttiva, nella migliore delle ipotesi. Nel peggiore dei casi, possono creare colli di bottiglia che impediscono alla riunione di raggiungere il suo scopo.
Allontanarsi dall’agenda
Le riunioni dovrebbero essere focalizzate e puntuali in modo che tutte le discussioni supportino l’ordine del giorno e spingano il gruppo verso il completamento degli obiettivi della riunione. Un cattivo partecipante offre commenti e domande che si allontanano dall’agenda in argomenti irrilevanti. Tali individui costringono il leader della riunione a cambiare continuamente marcia. Il risultato è spesso una riunione improduttiva in cui il leader trascorre meno tempo a seguire l’agenda che a ricordare ai partecipanti l’intento dell’agenda.
Portare avanti conversazioni collaterali
I partecipanti che iniziano le conversazioni secondarie si dimostrano fonte di distrazione non solo per le persone con cui interagiscono direttamente, ma per tutti coloro che ascoltano o vedono il sussurro. È spesso possibile evitare questa situazione chiedendo ai partecipanti di parlare solo quando vengono riconosciuti e di riunirsi in modo indipendente, dopo la riunione, per seguire i colleghi con cui stanno lavorando.
Uso del telefono o del laptop
I partecipanti non validi alla riunione controllano la posta elettronica, la posta vocale e altre comunicazioni elettroniche durante le riunioni. Oltre alla maleducazione e al potenziale di distrazione causati dalla disattenzione di un partecipante, è anche possibile, e persino probabile, che l’individuo perda informazioni importanti. I partecipanti che devono essere raggiungibili durante le riunioni dovrebbero essere istruiti a tenere i loro telefoni fuori dalla vista e di lasciare la stanza in silenzio se arriva una chiamata vitale. Dover lasciare la stanza per rispondere a un messaggio rischia di dissuadere i partecipanti dal rispondere inutilmente.
Mancanza di feedback adeguati
I partecipanti alla riunione dovrebbero offrire un feedback al momento opportuno. I cattivi partecipanti si lamentano del loro dispiacere in modi inappropriati, ad esempio attraverso commenti ad altri partecipanti o in reclami post-riunione ai colleghi. I membri del personale dovrebbero avere uno sbocco per critiche costruttive, sia attraverso un commento o una sessione di domande e risposte prima dell’aggiornamento della riunione o tramite un follow-up con un leader della riunione o un membro dello staff senior.