La conservazione di documenti e file cartacei è una proposta costosa per un’organizzazione. I documenti devono essere inseriti in cartelle di file e collocati in un costoso schedario, e gli immobili dell’ufficio devono essere messi da parte per la loro conservazione. Quando è necessario un file, è necessario recuperarlo e quindi archiviarlo nuovamente. A causa di questi problemi, molte aziende sono passate a un sistema di gestione elettronica dei documenti. Sono disponibili molti sistemi, ma tutti offrono funzionalità simili.
Scansione arrivo
Quando un documento arriva in un ufficio che utilizza un sistema di gestione elettronica dei documenti, viene scansionato utilizzando uno scanner di massa. Questi scanner funzionano in modo molto simile a una fotocopiatrice, con un alimentatore di fogli in grado di gestire più pagine alla volta. Una volta che il documento è stato scansionato, un impiegato gli assegna un nome, un numero di file o un altro codice di monitoraggio. Dopo aver creato un documento elettronico, il documento cartaceo originale può essere distrutto.
Software di gestione dei documenti
Un software di gestione dei documenti specializzato viene utilizzato per organizzare e archiviare ogni singolo file. Questi strumenti semplificano il processo di archiviazione e recupero utilizzando un potente riconoscimento ottico dei caratteri che legge il contenuto di ogni documento. Queste informazioni vengono memorizzate come parte del file elettronico, rendendo possibile la ricerca nel contenuto di ogni documento memorizzato nel database. I dipendenti possono cercare tutti i documenti di un particolare cliente che contengono determinate parole chiave o utilizzando qualsiasi altra variabile. Ciò che normalmente richiederebbe ore del tempo di un archivista può ora essere realizzato da chiunque in pochi minuti.
Routing elettronico
Una volta che il documento è stato scansionato, l’addetto può inoltrarlo a chiunque all’interno dell’organizzazione per la revisione. In un ambiente cartaceo tradizionale, ciò comportava la consegna manuale del file. Era normale che i file scomparissero o languissero sulla scrivania del dipendente per giorni o settimane, non disponibili a nessun altro. I sistemi di gestione dei documenti consentono la revisione immediata da parte di chiunque nell’organizzazione. Qualsiasi documento può essere immediatamente inoltrato tra dipendenti, anche tra uffici e territori.
Sicurezza avanzata
Ogni documento elettronico può essere protetto utilizzando un protocollo di sicurezza avanzato simile a quello utilizzato dalle banche. I documenti possono essere protetti in modo che solo dipendenti specifici possano accedere a determinate informazioni. Gli schedari chiusi vengono sostituiti con sistemi di sicurezza protetti da password che riducono notevolmente la possibilità che le informazioni cadano nelle mani sbagliate. Le risorse umane possono essere certi che le informazioni sensibili rimangano completamente protette, mentre il reparto vendite può archiviare i documenti a disposizione di qualsiasi dipendente.
Backup off-site
Il database dei documenti può essere facilmente memorizzato su qualsiasi dispositivo. Il dispositivo di archiviazione principale si trova spesso all’interno dell’ufficio principale dell’azienda, spesso su un server situato nel reparto IT. I dati possono anche essere facilmente salvati e archiviati fuori sede. Si tratta di un enorme miglioramento rispetto agli archivi cartacei, che potrebbero essere facilmente distrutti da danni causati dall’acqua o da un incendio. Mantenere fuori sede un’intera copia di un database di documenti fornisce un eccellente piano di continuità aziendale, garantendo che le informazioni chiave non vadano perse a causa di una catastrofe.