Gli uomini d’affari oggi hanno molti mezzi per comunicare con i clienti, i colleghi, i clienti e gli stakeholder dell’azienda. Telefoni cellulari, e-mail e videoconferenze sono alcuni dei modi in cui le aziende consentono ai propri dipendenti di comunicare per portare a termine il lavoro. Comprendere la natura della comunicazione aziendale può aiutare un piccolo imprenditore a guidare la sua azienda verso i suoi obiettivi e assisterlo nella gestione quotidiana della sua azienda.
Significato
La comunicazione aziendale ha un obiettivo fondamentale: le persone all’interno di un’organizzazione si scambiano informazioni verso un fine comune. La comunicazione può avvenire tra i colleghi di un team, una direttiva del CEO o una revisione delle prestazioni con un dipendente. La comunicazione aziendale include anche la comunicazione da parte di qualcuno all’interno dell’organizzazione a qualcuno al di fuori di essa, come una presentazione di vendita a un cliente o un messaggio agli azionisti.
Funzione
Gli imprenditori possono lamentarsi del fatto che a volte manca una buona comunicazione all’interno delle loro aziende. Esempi particolari potrebbero includere un compagno di squadra che non spiega attentamente un compito a un altro compagno di squadra o un manager che non tiene abbastanza riunioni del personale per mantenere i suoi dipendenti aggiornati. Una buona comunicazione aziendale è sia efficace che efficiente. Il pubblico di destinazione comprende rapidamente il messaggio previsto e sa cosa ci si aspetta dopo la comunicazione.
Metodi
Gli imprenditori che comprendono l’essenza di una buona comunicazione aziendale sanno che alcuni metodi di comunicazione funzionano bene in alcune situazioni ma non in altre. Il cliente difficile viene gestito al meglio in una chiamata di vendita personale, non tramite un messaggio di posta elettronica. Il cliente può sentirsi offeso e portare i suoi affari altrove. Il telefono cellulare è un modo utile per restare in contatto con il personale di vendita in viaggio durante la giornata lavorativa. Il venditore non deve tornare in ufficio per informare il direttore delle vendite del lavoro di quella giornata. La comunicazione con il cellulare rende la forza vendita più efficiente e possibilmente più efficace.
Considerazioni
Una parte di una buona comunicazione aziendale spesso trascurata dai piccoli imprenditori è l’ascolto attivo ed efficace. Spesso chiamato ascolto riflessivo, entrambe le parti di una comunicazione sono sinceramente interessate a ciò che l’altra parte sta pensando, sentendo o dicendo, ed entrambe si assicurano di capirsi a vicenda prima di rispondere. Riaffermano la loro comprensione del messaggio e poi lo riflettono per la verifica. Questo processo può continuare fino a quando entrambe le parti non avranno una completa comprensione del problema in questione. Il processo di feedback è ciò che rende l’ascolto attivo efficace e utile uno contro uno.
Prevenzione / Soluzione
Per garantire che la comunicazione aziendale di un’azienda funzioni, una verifica annuale delle comunicazioni può indicare modi per migliorare il processo di comunicazione. Un breve questionario chiede ai dipendenti come valutano le comunicazioni aziendali e come migliorarle. In genere, il reparto risorse umane analizza i dati risultanti e comunica i risultati a tutti in azienda. I manager implementano buoni suggerimenti per il miglioramento in tutta l’azienda.