Viaggiare per lavoro può essere impegnativo, vivere con una valigia, mangiare continuamente e soggiornare in hotel che sembrano tutti uguali. L’utilizzo di un pianificatore di viaggio, come tripit.com (Vedi risorse) può aiutarti a gestire i minimi dettagli e mantenere il controllo dei tuoi viaggi. Al di là degli ovvi aspetti dei viaggi di lavoro, dovresti anche considerare i costi, che spesso hanno un prezzo elevato. Il costo effettivo del viaggio è una considerazione, mentre la deducibilità fiscale del viaggio è un’altra. Entrambi influenzano i tuoi profitti.
Trasporti
I metodi di trasporto approvati includono l’uso di aerei, autobus e automobili. Che tu inizi a casa tua o in ufficio, tutte le spese di viaggio per raggiungere la tua destinazione lavorativa sono deducibili. Le stesse regole si applicano al viaggio di ritorno dal viaggio di lavoro. Gli importi ammissibili includono le spese effettive pagate, quindi i biglietti acquistati da un cliente oi voucher per i viaggi aerei non sono consentiti perché non vi è alcun costo per il viaggiatore. Dipendenti e proprietari che si dirigono su imbarcazioni di lusso utilizzano il doppio delle tariffe giornaliere federali consentite. Per le attuali tariffe giornaliere federali, consultare la pubblicazione IRS 1542 (vedere riferimenti).
Alloggio e pasti
I posti letto giornalieri sono deducibili per i viaggiatori d’affari in viaggio che richiedono sonno o riposo per completare il lavoro. Ogni giorno in cui svolgi affari durante il viaggio, i tuoi pernottamenti sono deducibili. I viaggiatori d’affari che massimizzano i viaggi legati al lavoro includendo il tempo di vacanza non detraggono l’alloggio nei giorni non utilizzati per il lavoro.
Pasti
I viaggi d’affari sono un ottimo momento per approfittare dei pasti deducibili dalle tasse. Un viaggio qualificato per uno scopo lavorativo in buona fede rappresenta l’opportunità perfetta per la maggior parte dei viaggiatori di vivere in modo generoso. Attenzione a questa opportunità perché l’Internal Revenue Service (IRS) vieta specificamente spese per pasti stravaganti che non servono a scopi commerciali. Quando si detraggono i pasti, è possibile utilizzare le spese effettive, che richiedono ricevute e un registro, oppure è possibile utilizzare l’indennità pasto standard. Solo il 50 percento delle spese effettive è deducibile. Per trovare l’attuale indennità di pasto standard, consultare la pubblicazione IRS 1542 (vedere riferimenti).
Incidenti
Durante un viaggio d’affari, è normale incorrere in spese accessorie che altrimenti non pagheresti. Di conseguenza, l’IRS consente di detrarre molte spese accessorie comprese le mance pagate per le spese di viaggio, la pulizia degli indumenti, la spedizione e il bagaglio tra le altre spese accessorie.
Viaggi internazionali
I viaggi al di fuori degli Stati Uniti hanno una serie speciale di regole. Quando viaggi fuori dal Paese, le spese di viaggio non sono deducibili a meno che tu non soddisfi una delle seguenti eccezioni: in nessuna circostanza la vacanza è una considerazione primaria, oltre il 75% delle attività del tuo viaggio riguarda affari, hai trascorso meno di una settimana fuori dagli Stati Uniti o non hai un controllo sostanziale sull’organizzazione del tuo viaggio.