Ogni azienda, indipendentemente dalle dimensioni o dal settore, è responsabile della propria contabilità per fornire le informazioni finanziarie richieste dalle autorità di regolamentazione e tenere sotto controllo le proprie prestazioni e crescita. I piccoli negozi al dettaglio devono affrontare diverse sfide contabili speciali, sia sotto forma di un’attività complessa che di risorse limitate da dedicare al processo di contabilità.
Software
Il software di contabilità è uno dei modi più convenienti ed economici per un piccolo negozio al dettaglio di gestire la propria contabilità internamente. I pacchetti software che soddisfano tutte le esigenze di base di un piccolo rivenditore vendono da $ 300 a più di $ 1,000 all’anno, secondo “PC Mag”. Questi programmi consentono ai proprietari, così come ai manager con autorizzazione, di accedere, registrare le transazioni e gestire il libro paga, il monitoraggio delle vendite e dell’inventario e le spese operative. Il software di contabilità per un piccolo rivenditore può essere eseguito sulla maggior parte dei computer convenzionali, quindi i requisiti hardware sono minimi.
Tenuta del registro
È anche essenziale tenere registri delle transazioni finanziarie al di fuori di un programma software di contabilità. Un piccolo rivenditore ha bisogno di un metodo per conservare ricevute, registri di vendita, estratti conto di prestito, informazioni bancarie e dati fiscali passati. Ciò include le informazioni che un rivenditore non ha la necessità di inserire immediatamente in un programma software di contabilità, nonché le informazioni che saranno necessarie se i dati memorizzati sul computer vengono persi. Gli addetti alle vendite, i manager e chiunque abbia un legame con le attività finanziarie del negozio devono sapere quali documenti conservare e come archiviarli.
Metodo di inventario
Ogni rivenditore ha bisogno di un metodo per contare l’inventario fisico nel negozio. Questo perché la contabilità si basa su dati accurati per il valore dell’inventario, che è classificato come un bene. Le informazioni sull’inventario confermano anche i dati di vendita e determinano quanto il rivenditore può cancellare come perdita per danno o furto. Alcuni piccoli rivenditori scelgono di prendere i conteggi dell’inventario fisico mentre il negozio è chiuso. Altri impiegano il conteggio dei cicli, che utilizza un sistema continuo per contare regolarmente l’inventario per vari corridoi, scaffali e aree di stoccaggio. Qualunque sia il metodo scelto dal proprietario, un piccolo rivenditore deve seguire un metodo coerente per la contabilità dell’inventario.
Competenza contabile
La gestione della contabilità, anche per un piccolo rivenditore, richiede qualcuno con le giuste conoscenze e competenze per gestire il processo. È probabile che i piccoli rivenditori assumano persone che hanno esperienza nei prodotti che vendono, soprattutto nel caso di negozi specializzati in cui la passione del proprietario è un’attrazione chiave per i clienti. Tuttavia, assumere qualcuno con un background in finanza può soddisfare esigenze contabili occasionali, così come le responsabilità finanziarie in corso associate al negozio. In altri casi, i piccoli dettaglianti devono assumere contabili che lavorano in modo indipendente, o per agenzie esterne, per aiutarli a mettere in ordine i loro libri e gestire le imposte sul reddito annuali.