I tuoi dipendenti potrebbero avere accesso a troppi soldi. Alcuni imprenditori si preoccupano di chi vede i dati finanziari, ma la vera preoccupazione per molte piccole imprese è chi può spendere soldi. Le aziende i cui dipendenti effettuano acquisti possono controllare la spesa in diversi modi. Alcuni dipendenti hanno accesso al piccolo fondo di cassa. Altri dipendenti potrebbero avere assegni limitati da utilizzare per gli acquisti. Gli assegni voucher sono standard per le aziende, ma richiedono una richiesta o una richiesta anticipata per l’importo esatto dell’acquisto. La tua azienda può utilizzare tutti e tre i metodi per contabilizzare e controllare gli acquisti.
Firme autorizzate
I dipendenti autorizzati a firmare assegni sono elencati presso la banca con ogni conto bancario. In qualità di imprenditore, puoi richiedere due firme su tutti gli assegni da un account o richiedere che un assegno superiore a un determinato importo abbia due firme. I piccoli assegni di solito richiedono una firma. Le firme autorizzate ti danno il controllo interno sui tuoi conti correnti e sulle spese, indipendentemente dal fatto che utilizzi assegni limitati o assegni voucher.
Controlli limitati
Gli assegni di acquisto limitati limitano l’importo al massimo elencato sull’assegno. Le aziende utilizzano questi assegni per piccoli acquisti su base limitata, a volte come sostituto di un piccolo fondo di cassa. Questi controlli funzionano bene per le piccole imprese con servizi di corriere o altri che non dovrebbero avere accesso alla carta di credito o di debito o disponibilità a fondi illimitati. La parte anteriore dell’assegno indica un limite, ad esempio “Non valido per più di $ 100”.
Assegni voucher
Gli assegni voucher migliorano la tenuta dei registri su assegni limitati, poiché gli assegni voucher hanno una matrice per il beneficiario e un record per l’azienda. Alcune aziende mantengono le richieste di richiesta con le matrici di assegno per documentazione aggiuntiva. Le aziende possono eseguire controlli dei voucher da un programma software di contabilità o acquistare assegni prestampati. Gli assegni del buono pagano un acquisto specifico per l’importo esatto. Richiedi ai tuoi dipendenti di completare il beneficiario, la data, lo scopo e l’importo per ogni assegno per evitare incomprensioni e ricerche di informazioni. I controlli di approvazione e firma per i controlli dei voucher possono aiutarti a determinare dove va a finire il denaro, rilevare errori e scoraggiare i furti.
Altri controlli
I nomi utente e le password per l’accesso in linea agli account aiutano il proprietario di una piccola impresa a proteggere le informazioni e gli account. Affinché i controlli interni funzionino, i tuoi dipendenti non possono condividere password o accedere l’uno per l’altro. Alcune aziende utilizzano software di contabilità che limita l’accesso agli schermi disponibili per i dipendenti. Una persona con capacità di amministratore imposta i privilegi dei dipendenti e l’accesso per il software. Questo sistema richiede che i dipendenti utilizzino i computer assegnati e non condividano le password. I controlli limitati e dei voucher hanno entrambi un posto nelle piccole imprese, ma i dipendenti onesti che apprezzano il loro lavoro proteggono maggiormente le finanze aziendali rispetto alle restrizioni di spesa dei dipendenti.