I dirigenti aziendali e i contabili utilizzano comunemente la contabilità in partita doppia per registrare le transazioni commerciali e redigere i rendiconti finanziari. Le voci di diario sono record iniziali della transazione quotidiana registrata da un manager. Questi dati di giornale di registrazione vengono quindi, generalmente, utilizzati per creare movimenti di contabilità generale e report più complessi, come i rendiconti finanziari trimestrali o annuali. Il numero di conti interessati dalle transazioni immesse determina se l’informazione è considerata una registrazione a giornale semplice o composta.
Il giornale generale
Nella contabilità di base, il giornale è spesso chiamato il libro della voce originale. È questo libro in cui le transazioni giornaliere sono registrate come semplici o composte nell’ordine cronologico in cui ciascuna si verifica. Successivamente, il contabile o il direttore aziendale trasferisce le informazioni da questo libro di registrazione originale, il giornale di registrazione generale, a uno o più libri contabili. Le procedure standard impongono che gli addebiti siano registrati a sinistra e gli accrediti a destra. Ciò semplifica il trasferimento successivo delle informazioni, nonché il controllo delle cifre nel giornale originale.
Inserimento nel diario a doppia entrata
La contabilità in partita doppia richiede che per ogni addebito registrato nei registri venga registrato anche un credito corrispondente. Ad esempio, se un conto in contanti viene accreditato per $ 1,000, un secondo conto verrà addebitato per $ 1,000 in modo che i due si bilanciano. Supponiamo che un’azienda paghi una fattura per un servizio di utilità mensile per un totale di $ 1,000. Il denaro verrebbe accreditato o ridotto di $ 1,000. Le spese per le utenze registrate nella contabilità fornitori sarebbero addebitate per $ 1,000.
Semplice registrazione del diario
Nell’esempio di registrazione del pagamento della bolletta, sono interessati solo due conti, contanti e conti da pagare. Pertanto, questo sarebbe un esempio di una semplice registrazione a giornale. Per ogni addebito viene registrato un accredito corrispondente e viceversa. Le note che descrivono la transazione possono essere registrate sotto ogni registrazione prima nota per facilitare la registrazione nella contabilità generale alla fine del mese.
Voce di giornale composta
Le registrazioni a giornale composte sono quelle in cui sono interessati più di due conti. Una registrazione composta può richiedere l’addebito di due o più conti o l’accredito di due o più conti. Supponiamo che un’azienda prenda in prestito denaro per acquistare un bene, come un edificio. Se la società paga in contanti una parte del costo e prende in prestito il resto, le voci corrispondenti nel giornale di registrazione potrebbero influire sul contante, in questo caso accreditato per l’importo pagato sull’edificio. Anche le note da pagare sarebbero state accreditate per il saldo dovuto sull’edificio. Agli immobili o, nello specifico, a fabbricati verrà addebitato l’intero prezzo di acquisto, pari all’importo pagato, maggiorato dell’importo dovuto. Poiché è stato immesso più di un credito, questo sarebbe un esempio di registrazione a giornale composta.