Un contabile utilizza un conto di suspense, un conto temporaneo nel piano dei conti aziendale, per registrare tutta o parte di una transazione che non sa come codificare altrimenti. Quando identifica l’account corretto per la transazione, lo sposterà dall’account di suspense all’account giusto.
Piano dei conti
Un contabile adatta un piano dei conti alle esigenze della tua azienda. È un elenco dei vari nomi e numeri di conto per l’archiviazione e la registrazione di transazioni dettagliate. Tipicamente chiamati bucket dai contabili, lo scopo di questi account è acquisire dati finanziari dettagliati. Il contabile di solito imposta un conto provvisorio per ogni conto principale nella contabilità generale. I conti principali includono attività, passività, entrate, spese, profitti e perdite. La natura del conto principale, indipendentemente dal fatto che mantenga un saldo in accredito o in debito, si applica anche al conto provvisorio ad esso associato.
Utilizzo di account di suspense
Tutte le transazioni nella contabilità compaiono in almeno due o più conti e devono bilanciarsi a vicenda. Questa si chiama contabilità in partita doppia. Un contabile utilizza un account di suspense per codificare tutto o parte di un lato della transazione quando non sa dove va a finire. Ciò impedisce che le transazioni sconosciute vengano collocate nelle aree sbagliate della contabilità generale. Ad esempio, il tuo commercialista utilizzerà il conto di suspense sui salari per distribuzioni sconosciute relative alle retribuzioni. Non collocherebbe una transazione di asset sconosciuti nel conto di suspense del libro paga, la metterebbe in un account di suspense relativo alle risorse.
Conti dipartimentali
Il contabile può anche impostare conti di sospensione per i singoli reparti dell’azienda. Ad esempio, se stai monitorando le spese per il reparto di produzione, il contabile potrebbe includere un conto provvisorio per le spese di produzione sconosciute. I conti spese di reparto vengono inseriti nel conto spese principale della contabilità generale alla chiusura di un ciclo economico in una voce di riga riepilogativa. Avendo questo livello di dettaglio a livello di reparto, consente al titolare dell’azienda di tenere traccia delle spese per reparto. Il conto suspense dipartimentale consente di bilanciare una voce quando non è presente un conto per quella parte della transazione.
Account di suspense multipli
Poiché il piano dei conti è su misura per la tua attività, potresti non avere gli stessi conti di suspense di un’altra azienda. Un conto di suspense può essere posizionato in qualsiasi punto del piano dei conti. Ad esempio, potresti avere un account suspense sui salari, un account suspense fiscale, un account suspense inventario e altro ancora. Il tuo piano dei conti può avere tutti i conti di suspense di cui hai bisogno, ma come minimo ne hai bisogno almeno uno per ogni conto principale nella tua contabilità generale.
Cancellazione dei conti di suspense
La maggior parte dei contabili cancella i conti di suspense su base mensile o ciclica, il che darà loro un saldo pari a zero. Poiché è solo un account temporaneo, non è bene lasciare in sospeso per troppo tempo transazioni non identificate. Un saldo in un conto provvisorio per un periodo prolungato è un modo sciatto per gestire le transazioni e viola i principi contabili. La natura della contabilità consiste nell’identificare correttamente tutte le transazioni e codificarle nei conti corretti, non lasciarle fluttuare in un conto di suspense. L’account di suspense dà al contabile il tempo necessario per identificare la transazione ma averla ancora nel record. Non appena sa dove va a finire la transazione o ha impostato il nuovo account, deve spostarlo dalla suspense.