Microsoft Access è un programma di database ampiamente utilizzato in tutto il mondo degli affari. L’accesso può essere efficace come sistema di controllo dell’inventario; le aziende possono utilizzare le caratteristiche e i vantaggi del programma in molti modi diversi. L’accesso può essere utilizzato come mezzo per condurre un inventario fisico o per creare un sistema dettagliato di ordinazione e rifornimento del prodotto.
Sistema di ordinazione basato sul web
Le aziende che vendono prodotti su Internet possono impostare un sistema di ordinazione front-end che consente ai clienti di effettuare gli ordini online. Il sistema di ordinazione in linea basato sul Web può quindi essere connesso a un database di Microsoft Access. Il database funge quindi da back-end per quel sistema di ordinazione front-end: i manager dell’azienda possono eseguire report e query per determinare quali prodotti sono i più venduti. I gestori possono anche creare query personalizzate nel database per determinare quando ordinare nuove scorte per sostituire gli articoli venduti.
Inventario annuale
L’esecuzione di un inventario annuale consente alle aziende di conciliare il numero di prodotti che il sistema informatico dice essere a portata di mano con il numero di prodotti effettivamente presenti sugli scaffali. Le aziende possono utilizzare un database Microsoft Access per semplificare notevolmente questo processo. Il database può stampare i rapporti di inventario, consentendo ai lavoratori che stanno conducendo l’inventario di lavorare da un documento cartaceo. Dopo che l’inventario è completo, altri dipendenti inseriscono queste cifre e le utilizzano per aggiornare il database di controllo dell’inventario.
Rapporti sulla varianza
Gli amministratori di database possono creare report personalizzati per mostrare quali prodotti mostrano la maggiore variazione tra il numero effettivo sugli scaffali e il numero di unità mostrate nel sistema computerizzato di controllo dell’inventario. Questi rapporti possono essere utili per condurre controlli puntuali dell’inventario e per controllare la contrazione. Se si scopre che un determinato prodotto presenta un elevato livello di restringimento, la direzione può adottare misure per prevenire il furto e proteggere i prodotti rimanenti.
Sistema di ordinazione
I proprietari e i manager dell’azienda possono utilizzare i database di Microsoft Access per sviluppare un sistema di ordinazione automatizzato per i loro prodotti. Possono creare query e rapporti che escono da tali query e fornire informazioni dettagliate sul numero di unità disponibili, nonché dettagli sull’ultima volta che ciascun prodotto è stato ordinato e le date di tali ordini. Ciò consente ai manager di controllare il proprio inventario e ordinare i prodotti esattamente quando sono necessari.