I dipendenti amministrativi sono la spina dorsale della maggior parte delle attività aziendali, svolgendo i tipi di compiti necessari per il funzionamento delle aziende, ma che possono richiedere troppo tempo per i manager. I dipendenti che gestiscono attività amministrative nelle piccole aziende possono essere importanti tanto quanto quelli nelle aziende. Avere un team amministrativo a bordo nella tua piccola impresa può liberarti di concentrarti su attività direttamente correlate alla crescita della tua azienda, piuttosto che essere impantanato dai dettagli amministrativi.
Gestione delle telefonate
I team amministrativi gestiscono le telefonate sia in entrata che in uscita. Un addetto alla reception, ad esempio, può rispondere a tutte le chiamate in arrivo, accertare chi è la persona migliore nell’organizzazione per ricevere la chiamata e quindi instradare la chiamata di conseguenza. Un assistente amministrativo, ad esempio, può chiamare i clienti per conto dei suoi supervisori per verificare la soddisfazione dei clienti per i loro ultimi acquisti.
Lettere
I dipendenti amministrativi di solito hanno il compito di gestire tutta la corrispondenza postale. I membri del team amministrativo possono essere responsabili della stesura delle lettere, della stampa del materiale postale e della gestione degli invii effettivi, compreso l’acquisto di francobolli presso un ufficio postale vicino o il lavoro diretto con rappresentanti di fornitori di servizi come FedEx.
Data Entry
L’immissione dei dati è l’atto di inserire informazioni da una pagina stampata in un database di computer o di inserire manualmente i dati da un’applicazione software in un’altra. I dipendenti amministrativi di un reparto contabilità, ad esempio, possono inserire manualmente le informazioni sulla fattura in un sistema contabile. I dipendenti del marketing, come altro esempio, possono inserire dati quantitativi sui clienti dai report manageriali di più punti vendita al dettaglio in un database separato.
Programmazione
I dipendenti impiegati nella maggior parte dei casi gestiscono tutte le attività di pianificazione per i loro supervisori. I team amministrativi gestiscono le prenotazioni di voli e hotel, riunioni con i clienti, prenotazioni di cene e seminari, trasporto in limousine e praticamente qualsiasi attività correlata alla pianificazione che potrebbe ridurre la produttività dei supervisori.
Altri Progetti
I lavori amministrativi possono avere la reputazione di essere ripetitivi o banali, ma spesso presentano responsabilità ad ampio raggio che introducono nuove sfide su base continuativa. È probabile che un team amministrativo per una piccola impresa venga assunto a bordo per nuove attività ogni settimana o mese, assistendo i manager dell’azienda praticamente con tutti i progetti importanti man mano che l’azienda cresce. Gli assistenti possono stampare e assemblare grandi volumi di materiale di marketing un giorno, ad esempio, mentre il giorno successivo assistono con un focus group in un bar locale.