Quando cerchi di gestire progetti, raccogliere idee e ridurre la pila di appunti di carta sulla scrivania, il software per prendere appunti può aiutarti a semplificarti la vita. Due scelte per prendere appunti ampiamente utilizzate per le aziende sono Evernote e Microsoft OneNote, grazie alle loro funzionalità avanzate e alla disponibilità su più piattaforme. Sebbene uno non sia necessariamente migliore di un altro, ognuno presenta alcune differenze che possono aiutarti a decidere cosa è meglio per la tua azienda e i tuoi dipendenti.
Prendere nota a un prezzo
Evernote è disponibile gratuitamente per uso individuale fino a 60 MB di larghezza di banda ogni mese. La versione premium, che offre più funzionalità, costa $ 45 all’anno per 1 GB di larghezza di banda ogni mese. Per le aziende, il prezzo aumenta a $ 120 per utente all’anno, ma offre ancora più funzionalità, maggiore controllo per l’IT e maggiore sicurezza.
Microsoft OneNote è gratuito tramite SkyDrive o come app per dispositivi mobili o Web, ma le funzionalità sono limitate. Puoi ottenere OneNote per PC da solo per $ 69.99. Se hai bisogno di altre app di Office, puoi ottenere OneNote in bundle con app come Word ed Excel a partire da $ 5 per utente, al mese solo per l’accesso Web. Per l’accesso Web e desktop, i prezzi partono da $ 12.50 per utente al mese.
Non perdere mai un’altra idea
Le app per prendere appunti dovrebbero essere disponibili sempre e ovunque. Sia Evernote che OneNote sono disponibili in movimento. Entrambi sono disponibili online e dispongono di app mobili per Windows Phone, iOS e Android. Evernote ha anche il supporto per BlackBerry.
Andare il miglio supplementare
Microsoft OneNote è associato al marchio Microsoft Office e offre funzionalità tra i prodotti Office. Microsoft si rivolge alle piccole imprese offrendo OneNote come parte di tutti i suoi piani di Office per piccole imprese.
Evernote ha anche una suite di altri prodotti e app per aggiungere caratteristiche e funzioni extra alla sua app per prendere appunti. App come Skitch ed Evernote ti consentono chiaramente di fare di più con lo stesso software per prendere appunti che stai già utilizzando senza la necessità di apprendere un pacchetto software completamente nuovo. Ad esempio, Skitch ti consente di disegnare forme e schizzi invece di usare solo parole mentre Clearly rimuove tutte le distrazioni, come gli annunci, dalle pagine Web che salvi in Evernote.
Raccogli le note a modo tuo
Evernote e OneNote utilizzano entrambi un formato organizzativo simile chiamato taccuini, che sono raccolte di singole note. Puoi avere diversi taccuini per diversi progetti, team e tipi di idee. Entrambi ti danno anche la possibilità di cercare le tue note per parola chiave se scegli di utilizzare l’opzione di codifica delle parole chiave. Per far risaltare di più le tue note, puoi codificarle a colori. Evernote aggiunge l’opzione aggiuntiva di taccuini impilati per gli utenti di Evernote Business.
A seconda della versione di Evernote o OneNote che utilizzi, come Web, desktop o mobile, i tipi di media che puoi raccogliere variano. Tuttavia, entrambi ti consentono di raccogliere clip dello schermo, file e altro. Puoi persino aggiungere note scritte a mano, sebbene Evernote richieda prima l’installazione di un’app aggiuntiva.
Mantieni il controllo sui tuoi dati
Per le aziende, il software per prendere appunti deve essere sicuro e disporre di opzioni di accesso dettagliate. Se la tua azienda utilizza già Active Directory, SharePoint o SkyDrive Pro, Microsoft OneNote è l’opzione migliore perché si integra facilmente nel tuo sistema esistente per controllare chi ha accesso a quali taccuini e chi può creare, modificare o eliminare note. Puoi anche consentire agli utenti di creare e gestire singole note.
La versione Business di Evernote offre agli amministratori IT funzionalità di amministrazione del sistema simili a OneNote. I taccuini e le note possono essere gestiti a livello aziendale oppure i singoli possono gestire le proprie note individuali.