Più un’organizzazione diventa grande, più è probabile che le sue funzioni ricadano in strati burocratici, comunemente chiamati “burocrazia”. Sebbene la burocrazia possa fornire alle organizzazioni un quadro per gestire anche le situazioni più complicate, il sottoprodotto di questo quadro potrebbe rivelarsi la sua rovina. Gestire il meglio del contesto strutturato di una grande organizzazione con l’agilità dell’azienda più piccola è l’equilibrio che ogni top manager cerca.
Burocrazia
Con l’aumentare delle dimensioni dell’organizzazione, cresce anche la sua tendenza alla burocrazia. Secondo il Suburban Emergency Management Project, la burocrazia è definita come una “disposizione distintiva” che le persone usano per organizzarsi. Poiché queste regole organizzative sono stabilite in modo generale, senza l’applicazione a una serie specifica di circostanze, le regole potrebbero non essere sempre applicabili alla situazione. Quando ciò si verifica, l’organizzazione può tentare di adattare la risposta alla regola. Sfortunatamente, le azioni predeterminate che risultano dalla struttura non sempre si adattano all’evento.
Comitati e pratiche burocratiche
Sebbene molte organizzazioni cerchino di pianificare ogni eventualità, spesso la risposta preparata non si riferisce all’evento nel momento in cui si verifica. Quando lo fa, una decisione sull’evento è forzata attraverso i comitati. Questi comitati possono decidere le proprie opinioni su come procedere e produrre documenti per sostenere le loro decisioni. Questo avanti e indietro tra i comitati rallenta il processo decisionale, che è comunemente noto come vincolato alla “burocrazia”. Può anche annacquare l’efficacia dell’azione dell’organizzazione.
Reazione invece di proazione
Una grande organizzazione ha spesso enormi risorse a sua disposizione. Può avere il top management e la ricerca e sviluppo in atto che è ben informato dello stato del suo settore ma non è in grado di agire rapidamente a causa degli strati di gestione e personale che una decisione o un progetto deve scalare prima dell’approvazione finale. Di conseguenza, l’agilità dell’organizzazione viene immediatamente minacciata, il che consente alle organizzazioni più piccole e meno burocratiche di sfruttare questo intervallo di tempo. Di conseguenza, l’organizzazione potrebbe trovarsi a reagire a un evento piuttosto che essere proattiva nella sua soluzione.
Appetito per il rischio
L’organizzazione burocratica può anche trovare la sua propensione al rischio mitigata da livelli di gestione e comitati. Sebbene il rischio eccessivo non sia consigliato a nessuna organizzazione, il rischio informato e tempestivo è spesso ben ricompensato. L’orlo infinito e l’esortazione sull’opportunità o meno di procedere con un progetto possono tradursi in un generale smorzamento dell’entusiasmo. Il processo decisionale basato solo sul precedente, anziché sul precedente e sul buon senso, è pericoloso per un’organizzazione. Le imprese, come gli esseri viventi, devono crescere per prosperare; una volta che un’impresa non si assume i rischi, non riesce ad adattarsi. E nell’economia globale, l’adattamento è la chiave del successo.