Segregazione, o separazione, dei compiti contabili significa dividere i compiti in modo che persone diverse si occupino dell’elaborazione delle transazioni, della registrazione dei dati, della preparazione del bilancio e dell’audit. Affidarsi a una persona per gestire tutte le funzioni contabili potrebbe portare a controlli interni inadeguati, frodi contabili e appropriazione indebita dei beni aziendali.
Controlli interni
Una piccola impresa, come un ristorante o uno studio medico, potrebbe non avere un reparto contabilità con dozzine di dipendenti. Tuttavia, rendere il responsabile dell’ufficio o il contabile l’unico responsabile della contabilità potrebbe significare la mancata individuazione di errori di immissione dei dati – come l’inserimento di un importo di vendita errato – o errori più gravi – come dimenticare di registrare una transazione o non pagare le bollette in tempo. In un articolo dell’aprile 2009 pubblicato dall’Institute of Internal Auditors, il responsabile dell’audit aziendale Nick Stone ha scritto che i proprietari di piccole imprese dovrebbero rimanere coinvolti. Ad esempio, potrebbero rivedere estratti conto mensili e compilare periodicamente per il contabile. Questi controlli a campione potrebbero fungere da meccanismo di revisione per rilevare voci e tendenze insolite.
Intercettazione di una frode
Una separazione dei compiti inadeguata potrebbe rendere difficile l’individuazione delle frodi. Esempi di frode includono l’accettazione di contanti dai clienti senza registrare la transazione nei libri contabili della società, la sottoscrizione deliberata di transazioni di vendita o la segnalazione eccessiva di pagamenti ai fornitori, il posizionamento errato di fatture e ricevute, l’occultamento di passività in conti fuori bilancio e l’archiviazione di informazioni fuorvianti a revisori dei conti e agenzie fiscali. In un articolo pubblicato dallo Small Business Resource Network, la contabile pubblica certificata Eve E. Brown suggerisce che la separazione dei compiti consente ad almeno una persona nel processo contabile di rilevare e segnalare casi di frode. Stone scrive che il principio di base della segregazione è che nessun dipendente o gruppo di dipendenti dovrebbe essere in grado di perpetrare e nascondere frodi nel normale svolgimento delle proprie mansioni.
Appropriazione indebita di beni
L’appropriazione indebita di beni potrebbe anche derivare da una inadeguata separazione delle funzioni contabili. Questi rischi aumentano se un individuo è responsabile della gestione dei beni, della registrazione delle transazioni nel libro mastro aziendale e della revisione dei saldi alla fine di un periodo contabile. Gli esempi includono il cash skimming, che potrebbe comportare l’appropriazione indebita di denaro ricevuto tramite posta e la manomissione degli assegni, e schemi di buste paga fraudolenti, come pagamenti in contanti a dipendenti inesistenti.
Considerazioni
La segregazione dei compiti contabili non eliminerà gli errori e le frodi, ma può aiutare a ridurli. I principali scandali contabili della fine degli anni ‘1990 e degli anni 2000 hanno spesso coinvolto società quotate in borsa che dovevano fornire informazioni finanziarie complete a più agenzie di regolamentazione. Corruzione, conflitti di interesse e altri rischi di corruzione rimarrebbero anche con contabilità segregata. Stone suggerisce che questi rischi di corruzione richiedono controlli aziendali di livello superiore, come politiche di governance e linee guida sul conflitto di interessi.