Decidere di informatizzare il reparto contabilità non è semplice come “sì” o “no”. Indipendentemente dal fatto che tu abbia un reparto contabilità di uno o 100, la decisione che prendi influenzerà non solo il tuo reparto contabilità ma anche le persone in altri reparti. Per questo motivo, un’analisi approfondita dell’impatto, sia negativo che positivo, è un primo passo essenziale nel processo decisionale.
Tempo
Quando si considera il tempo, molti ci pensano solo in una luce positiva. Da un lato, è vero che i dipendenti possono svolgere attività come la contabilità in partita doppia, la compilazione di fogli di calcolo e la creazione di report finanziari più rapidamente utilizzando un computer. Quando hai bisogno di informazioni rapidamente, questo aspetto del tempo può essere un grande vantaggio. D’altra parte, il tempo ha un costo associato che devi considerare. Ad esempio, un reparto di contabilità informatizzato può richiedere una notevole quantità di tempo per impostare e implementare, soprattutto se si dispone di una grande azienda e si decide di implementare i cambiamenti in più fasi. Inoltre, dovrai dedicare del tempo alla formazione iniziale e continua dei dipendenti. Infine, è necessario considerare il costo del tempo perso se i problemi del computer causano un errore di sistema.
Precisione
Sebbene un reparto contabile informatizzato possa portare a una maggiore precisione, può essere accurato solo quanto le informazioni che contiene. Quando si inseriscono inizialmente le informazioni, un computer non sa se un dipendente traspone un numero, scrive un nome in modo errato o si dimentica di inserire una ricevuta. Inoltre, è un errore presumere che l’informatizzazione del reparto contabilità sia una soluzione rapida per problemi interni come la mancanza di competenze adeguate, scarsa supervisione e gestione e / o politiche aziendali inadeguate.
Rischio
L’informatizzazione del reparto contabilità può ridurre il rischio di frode a lungo termine e appropriazione indebita all’interno dell’azienda. I sistemi informatici spesso includono funzionalità integrate di rilevamento delle frodi come la duplicazione delle informazioni e la verifica automatizzata o le tracce delle transazioni che, in combinazione con le procedure di segnalazione, possono avvisarti di attività sospette dei dipendenti. Tuttavia, i sistemi informatici non sono completamente privi di rischi. Riservatezza e integrità dei dati, due delle più critiche, possono compromettere in modo significativo il sistema contabile e mettere a rischio l’intera azienda in caso di uno dei due.
Costo monetario
Potrebbe essere possibile ridurre le dimensioni complessive del reparto contabilità e, con un’adeguata formazione e supervisione, consentire ai dipendenti meno qualificati di lavorare all’interno del reparto. Ciò può far risparmiare sui costi del lavoro e dei benefici per i dipendenti. Un sistema informatico efficiente può anche ridurre i costi associati alla contabilità di fine anno e alla preparazione della dichiarazione dei redditi. Detto questo, sebbene possa essere relativamente facile pianificare i costi diretti, i costi nascosti e futuri possono essere difficili da pianificare. Il prezzo delle apparecchiature, degli aggiornamenti, dell’archiviazione dei dati e del supporto tecnico può gravare notevolmente sul budget.