I professionisti aziendali esperti temono la “morte per riunione”, quel ciclo infinito di riunioni che riducono la produttività e che si traduce in una direzione poco chiara e ancora di più riunioni. Indipendentemente dal fatto che l’ambiente sia una sala riunioni ad alta potenza o l’ufficio di un imprenditore, le riunioni riescono o falliscono in base alla comprensione di ogni partecipante di ciò che si aspetta dopo che la conversazione si aggiorna. I facilitatori esperti utilizzano diverse strategie per ottenere il massimo da ogni riunione.
Incontrarsi o non incontrarsi?
Stabilisci se è davvero necessario convocare una riunione. Se una telefonata o un’e-mail sarà sufficiente, o se l’instradamento di un documento a più persone per il feedback soddisferà la necessità, pensaci due volte sul fatto che una riunione sia l’uso più produttivo del tempo di tutti. Secondo l’esperto di comunicazioni Tom Krattenmaker, “La soluzione a una riunione improduttiva potrebbe essere semplice come non averla. … Se il punto è condividere le informazioni – cosa che accade troppo spesso nelle organizzazioni afflitte da riunioni pessime – e-mail, promemoria e conversazioni informali probabilmente funzioneranno meglio. “
Organizza l’incontro
Le riunioni devono avere una serie di obiettivi chiaramente articolata e le persone giuste al tavolo. I facilitatori dovrebbero assegnare ruoli chiave (presidente, facilitatore della discussione, presentatore del verbale) e assicurarsi che l’ordine del giorno venga distribuito ai partecipanti con tempo sufficiente per consentire ai partecipanti di prepararsi. L’agenda stessa dovrebbe essere limitata nel tempo con un’azione o un risultato chiaro associato a ciascun punto.
Assicurati che l’elenco dei partecipanti sia appropriato per l’agenda e assicurati che chiunque sia programmato per presentare un argomento capisca cosa ci si aspetta da lei prima dell’inizio della riunione.
Sii tempestivo
Avvia le riunioni in tempo e procedi tra i punti dell’ordine del giorno a tempo limitato il più vicino possibile agli orari stabiliti. Termina sempre entro o prima dell’orario programmato; se rimangono punti all’ordine del giorno, rimandali a una riunione di follow-up. Il consulente di direzione Carter McNamara dice: “Inizia sempre in orario; questo rispetta coloro che si sono presentati in orario e ricorda ai ritardatari che la pianificazione è seria”.
Sii sensibile alla cultura delle riunioni dell’azienda: se le persone sono abitualmente programmate per riunioni consecutive, termina la riunione con 10 minuti di anticipo per consentire le pause di viaggio e bagno.
Incoraggiare la focalizzazione del gruppo
Condividi una serie di regole di base per le riunioni con tutti i partecipanti in modo che tutti sappiano quali comportamenti devono dimostrare. McNamara afferma che “quattro potenti regole di base sono: partecipare, concentrarsi, mantenere lo slancio e raggiungere la chiusura”. Stabilire aspettative sulla tempestività e, se necessario, chiarire gli standard sull’uso di laptop o altri dispositivi elettronici durante la riunione.
Chiarire i passaggi successivi
Prima dell’aggiornamento della riunione, rivedere le principali decisioni prese e tutti i compiti assegnati e assicurarsi che siano documentati nei verbali della riunione. Concedi al gruppo alcuni minuti per discutere i passaggi successivi, se sono necessarie riunioni aggiuntive o se devono essere eseguite altre fasi o azioni come parte di un progetto o processo più ampio.