Il Dipartimento del lavoro degli Stati Uniti e l’Internal Revenue Service utilizzano gli EIN per monitorare e riscuotere le tasse dalle attività operative, compresi i fornitori. Un EIN, o numero di identificazione del datore di lavoro o numero di identificazione del contribuente, è una sequenza di nove numeri creati esclusivamente per un’azienda. Anche le piccole imprese che non operano da un negozio al dettaglio centrale, come un venditore, utilizzano gli EIN in alcune occasioni.
Sistemi del cliente
I fornitori forniscono forniture e servizi ad aziende e istituzioni. I fornitori spesso lavorano per contratto, fornendo prodotti su base continuativa o regolare. Il reparto contabilità fornitori paga in base alla fattura dopo che un account fornitore è stato impostato per tenere traccia di consegne e pagamenti. Alcuni sistemi di contabilità fornitori come SAP o FinSys richiedono un EIN durante il processo di configurazione dell’account fornitore. L’EIN è l’identificativo del software e semplifica la fascicolazione e la stampa degli estratti conto di fine anno.
Acquisti all’ingrosso
I venditori, come le piccole imprese simili, guadagnano acquistando prodotti a costi all’ingrosso e poi vendendoli a prezzi al dettaglio ai clienti. Per effettuare acquisti all’ingrosso tramite alcuni distributori all’ingrosso, è necessario un EIN. Questo numero rilasciato dal governo è la verifica che l’attività soddisfi gli standard governativi relativi al suo status legale e dichiari le tasse corrette. L’acquisto all’ingrosso consente ai fornitori di risparmiare denaro sulle forniture operative, rendendo un EIN vitale per bassi costi generali.
Eccezioni EIN
Non tutte le situazioni di vendita richiedono un EIN, quindi si applicano alcune eccezioni. Ad esempio, se il fornitore vive al di fuori degli Stati Uniti, non sarà necessario un numero di identificazione del datore di lavoro. L’impiegato della contabilità fornitori crea il file, selezionando il paese appropriato, piuttosto che lo stato ignorando il campo Numero di identificazione del datore di lavoro. Ci sono altre eccezioni come pagare con piccoli contanti o aprire un conto tra un’università e uno studente. Alcune aziende pagano fornitori più piccoli, come le imprese individuali, contabilizzando la transazione in base al numero di identificazione fiscale o di previdenza sociale.
Individuazione di un EIN
Se non sei sicuro del tuo numero di identificazione del datore di lavoro, puoi individuarlo in modo relativamente semplice. Contatta l’Internal Revenue Service e richiedi una copia del numero. Rivedi i registri bancari e contabili, cercando una sequenza numerica di nove cifre. Guarda i 1099 precedenti delle aziende per cui fornisci. Tutti i 1099 devono includere i numeri di identificazione del venditore o dell’azienda. Richiedi un nuovo numero se non ne hai nessuno compilando il modulo EIN sul sito web IRS.gov. Puoi anche richiedere un modulo cartaceo da inviare al tuo indirizzo di casa o aziendale. Compila completamente le informazioni, quindi restituisci il modulo all’ufficio IRS.