Il programma Microsoft Word Office fornisce un’intera suite di utili strumenti per l’elaborazione di testi e la creazione di documenti. Uno di questi strumenti, il modello, consente agli utenti di automatizzare la creazione di documenti. È possibile utilizzare uno dei tanti modelli forniti disponibili “out of the box” in Word. Oppure puoi creare modelli archiviando documenti formattati come file “.dot”. In questo modo, è possibile creare formati di documenti regolari che includono script di comandi automatizzati, garantendo un’efficiente produzione di documenti con formattazione regolarizzata.
File modello Microsoft
Quando si scrivono documenti in Microsoft Word, è possibile che si utilizzi un formato cartaceo simile in diversi documenti. Inoltre, questo formato non esiste nella libreria di modelli inclusa con Word. Per riutilizzare questo formato più e più volte senza modificare manualmente le impostazioni di spaziatura e formattazione all’inizio di ogni documento, è possibile creare un file “.dot” o modello di documento.
formattazione
Quando si crea inizialmente un documento, è possibile modificare la spaziatura, i caratteri, i margini e altre impostazioni in modo che corrispondano alle specifiche di formato richieste. Ad esempio, una classe o un progetto che richiede che i documenti aderiscano alla formattazione MLA si aspetterebbe che tutti i documenti abbiano doppia spaziatura, margini di un pollice e un carattere leggibile come New Times Roman in 12 punti. Inoltre, MLA richiede un particolare schema di intestazione e numerazione delle pagine. È possibile formattare un documento per includere tutti questi elementi prima di inserire qualsiasi contenuto e salvare il file come “.dot”. Successivamente, durante la creazione di un nuovo documento, è possibile selezionare il modello senza dover ripetere il processo di formattazione.
Macro
Inoltre, puoi specificare “macro” in tutto il documento. Una macro rappresenta una serie di comandi che puoi combinare in un unico grande comando. Lo strumento di creazione di macro in Word registra questi comandi in modo che sia possibile registrare la maggior parte delle sequenze di azioni. Ad esempio, puoi registrare la creazione di un grafico con colori o dimensioni specifici inclusi. Quindi, puoi selezionare quella macro da un elenco o assegnarla a un tasto di scelta rapida per un accesso rapido. I modelli possono anche includere le macro definite dall’utente che verranno eseguite automaticamente quando si utilizza il modello.
Vantaggi dei modelli
I vantaggi dei file modello “.dot” sembrano evidenti. È possibile creare stili di documento da riutilizzare in una data futura. Inoltre, puoi creare eventi automatici per i modelli che vengono eseguiti ogni volta che apri il modello. Ciò fornisce un modo per semplificare la creazione di documenti quando si lavora su documenti Word comuni. Quando si gestisce una grande quantità di documenti, questa semplificazione diventa essenziale, perché ogni piccolo strumento che fa risparmiare tempo si traduce in grandi guadagni di efficienza complessivi.