Molte piccole imprese iniziano a monitorare i propri ricavi e le proprie spese con un sistema di contabilità manuale o un foglio di calcolo. Man mano che un’azienda cresce, tuttavia, questo diventa un compito oneroso con l’aumento del volume delle transazioni. Aumenta anche le possibilità di errori manuali. Fortunatamente, molti programmi software di contabilità sul mercato possono gestire transazioni per aziende di tutte le dimensioni. Questi programmi hanno molti vantaggi rispetto a un sistema di contabilità manuale.
Monitoraggio del flusso di cassa previsto
Uno dei vantaggi più importanti del monitoraggio di debiti e crediti in un programma di contabilità è che può utilizzare tali dati per proiettare i flussi di cassa nel futuro. Ad esempio, se hai inserito tutte le fatture dei tuoi clienti che non sono state ancora ricevute e tutte le tue fatture che sono dovute e non sono state ancora pagate, il programma di contabilità può confrontare il denaro previsto per entrare e il denaro previsto per andare in diversi periodi di tempo, come la prossima settimana o il prossimo mese. Questa funzione consente all’azienda di evitare commissioni di scoperto, commissioni di pagamento in ritardo delle bollette e ristrettezze di cassa. Sebbene questa proiezione possa essere eseguita anche manualmente, potrebbero essere necessarie ore.
Fatturazione simultanea o pagamenti di fatture e registrazione delle transazioni
Una caratteristica che fa risparmiare tempo del software di contabilità è la registrazione simultanea di una transazione mentre si verifica. Ad esempio, in un sistema manuale, quando si paga una fattura, si dovrebbe prima scrivere un assegno e poi registrare l’assegno nel libro mastro o nel giornale di registrazione. Con un programma software, puoi scrivere l’assegno direttamente nel programma e stamparlo sul tuo computer. L’atto di creare l’assegno registra automaticamente anche la transazione nel file di contabilità. Questo non solo fa risparmiare tempo, ma previene possibili errori di registrazione manuale.
Rendiconti finanziari automatici
Quando si utilizza un metodo di contabilità manuale, il libro mastro deve essere riconciliato, equilibrato e convertito in bilancio. Questo richiede tempo e non ti consente di rivedere i rendiconti finanziari in tempo reale. Senza conoscere la tua posizione finanziaria o il tuo reddito netto, potresti perdere potenziali crisi incombenti. Con un pacchetto software di contabilità, puoi stampare rendiconti finanziari in qualsiasi momento per qualsiasi periodo di tempo tu scelga. Quindi, ad esempio, se vuoi vedere i tuoi profitti e perdite per il primo trimestre dell’anno, scegli quel periodo di tempo e puoi vederlo immediatamente.