L’apprendimento e l’affinamento delle capacità di scrittura aziendale possono avere un impatto positivo sull’avanzamento di carriera di un individuo. Canali di comunicazione efficaci fanno sì che un’organizzazione funzioni senza intoppi. La scrittura di qualità professionale inviata attraverso questi canali migliora la produttività e la capacità di tutte le aree funzionali di lavorare insieme, in particolare in un ambiente di lavoro sempre più globale in cui la collaborazione è la norma.
Persuasione
I professionisti delle vendite e del marketing sono particolarmente abili nell’usare la parola scritta per persuadere i clienti ad acquistare i prodotti e i servizi dell’azienda, o almeno prestare attenzione ai suoi annunci pubblicitari. Ma tutti nel mondo degli affari ritengono che a volte sia necessario persuadere qualcun altro a intraprendere un’azione basata sul materiale scritto che hanno inviato. Il chief financial officer di una società formula raccomandazioni scritte all’amministratore delegato sulle spese. Le risorse umane cercano di presentare un caso scritto per l’assunzione di un particolare individuo al manager a cui la persona riferirà.
Chiarezza
La chiarezza nella scrittura è una delle abilità più difficili da padroneggiare. La scelta delle parole è più facile per alcuni uomini d’affari che per altri. I venture capitalist a volte ricevono piani aziendali talmente poco chiari che è difficile per loro dire in quale attività si trova l’azienda. Presumibilmente, esprimerlo chiaramente sulla carta si è rivelato troppo difficile per loro.
Cortesia professionale
In questa epoca di messaggi di testo, la comunicazione aziendale arriva sempre più in modo stenografico. Anche la posta elettronica ha uno stile molto meno formale in molte aziende rispetto a una lettera. Portato all’estremo, questo tipo di scrittura può sembrare pigro. Se la comunicazione diventa troppo brusca, può inviare un messaggio che la persona che riceve il messaggio non era abbastanza importante perché il mittente si prendesse il tempo di comunicare in frasi complete o controllare l’ortografia e la grammatica. Al contrario, un’e-mail scritta con cura può essere più impressionante di una lettera perché ha l’elemento aggiunto della trasmissione rapida: l’altra persona era così importante che il mittente voleva assicurarsi che il messaggio arrivasse rapidamente.
Completezza
La comunicazione aziendale può essere inefficace se un documento non esprime completamente la sua intenzione. Un manuale di istruzioni su come utilizzare una macchina, ad esempio, non deve presentare lacune nella sequenza di passaggi o nelle spiegazioni sulle procedure. Il risultato di informazioni incomplete potrebbe essere il mancato funzionamento della macchina o addirittura causare lesioni all’operatore dell’attrezzatura. Un rapporto finanziario che ha la qualità della completezza sarebbe quello che risponde alle domande del lettore prima che abbia il tempo di chiederle.
Fiducia che ispira
I supervisori e i soci in affari che si esprimono bene per iscritto ispirano un senso di fiducia nelle proprie capacità da parte dei dipendenti o dei colleghi. La scrittura nitida trasmette l’impressione che una mente acuta abbia composto le parole. La scrittura sciatta, d’altra parte, può far concludere agli altri che il creatore non è intelligente. Alcuni potrebbero persino mettere in dubbio la loro competenza lavorativa.
Team Building
La comunicazione scritta ai dipendenti è un modo in cui un’azienda dimostra di apprezzare il loro contributo e di apprezzare i loro sforzi. È possibile costruire legami sottili ma forti di lavoro di squadra attraverso mezzi semplici come la condivisione dei risultati a livello aziendale – pietre miliari delle vendite, ad esempio – con tutti i membri dell’organizzazione. Il tono della comunicazione è particolarmente importante. Se è energico e positivo, i dipendenti risponderanno in modo altrettanto positivo.