Un blocco della firma è un testo che viene generato e inviato con ogni messaggio di posta elettronica in uscita. Una firma e-mail è un’opportunità per garantire che le tue informazioni siano facilmente accessibili ai destinatari del messaggio. Tuttavia, è facile sfumare i confini tra formale e informale quando si inviano messaggi veloci. Avere una linea della firma ben progettata può aiutarti a evitare di presentare un’immagine non professionale.
Informazioni sui contatti
Includi il tuo nome, titolo e informazioni di contatto nel blocco della firma. Quando invii un’e-mail, in particolare per motivi di lavoro, il destinatario dovrebbe essere in grado di completare la tua lettera e quindi vedere rapidamente come contattarti per ulteriori informazioni. Includi il tuo nome, titolo, nome della tua azienda, indirizzo postale e numero di telefono nelle informazioni di contatto.
Sito web
Hai un sito web personale o una pagina sul sito web della tua azienda? In tal caso, includi l’indirizzo nel blocco della firma. Queste informazioni possono essere salvate nei segnalibri del destinatario. Quando includi l’indirizzo di un sito web in un blocco della firma, in genere puoi tralasciare la parte “http: // www”. Dovresti semplicemente scrivere “xyzcompany.com”. Ciò salverà i caratteri per blocchi di firma di caratteri limitati.
Non più di sei righe
Secondo le linee guida per la firma e-mail della Valparaiso University School of Law, un blocco della firma dovrebbe essere limitato a sei righe o meno. Sebbene non ci sia una “regola” su questo e il numero di righe può variare in base all’azienda o alla persona, la regola generale è di mantenere la firma il più breve possibile.
Firme uniformi
L’Università del Colorado Denver promuove e-mail uniformi tramite un’azienda o un’organizzazione. Ciò presterà il riconoscimento del marchio ai clienti che fanno affari con più persone all’interno di un’azienda. Se stai creando una firma da utilizzare sul posto di lavoro, chiedi al tuo superiore se ci sono linee guida per le firme via e-mail e chiedi un campione o due. Se stai creando una firma per scopi personali o per un’attività di tua proprietà, puoi creare le tue linee guida.
Evita le citazioni
Evita di usare detti personali o citazioni nella corrispondenza commerciale. Ciò che trovi divertente, un’altra persona potrebbe trovarlo offensivo, quindi è meglio sbagliare sul lato della cautela e non aggiungere una citazione. Attenersi ai dati di contatto di base di cui il lettore avrà bisogno per identificarti e mettersi in contatto.