L’inventario è una preoccupazione primaria per quasi tutte le piccole imprese. L’inventario fisico è particolarmente importante se ti occupi della vendita di prodotti. Devi avere un conteggio accurato di tutti gli articoli in modo da sapere cosa hai a disposizione per offrire ai clienti ed evadere gli ordini. Anche se ti occupi rigorosamente del servizio, un inventario delle attrezzature per ufficio e altri materiali è essenziale per la tua attività in modo da avere ciò di cui hai bisogno quando è necessario.
Linee guida scritte
Stabilisci linee guida scritte su come contare gli oggetti fisici nel tuo inventario. Decidi una descrizione per ogni articolo che può includere un numero di magazzino o un altro codice identificativo. Scrivi un metodo chiaro passo dopo passo per fare i conti. Usa affermazioni come “Sezione fuori area da inventariare con indicatori chiari che rimuovi dopo i conteggi” e “Conta elementi da sinistra a destra e dall’alto verso il basso”. Dettagliare la corretta gestione dei materiali, se necessario, e dichiarare chiaramente che gli articoli non devono essere rimossi, ma riportati nelle loro posizioni originali. Il sito web di Simplestudies afferma che i modi per registrare il tuo inventario includono l’inserimento di informazioni su schede, l’uso di fogli di registro o l’investimento in lettori di codici a barre che possono inserire direttamente articoli con codice a barre in un database elettronico quando usi i lettori per scansionare ogni articolo. Prepara una copia delle linee guida sull’inventario per ogni persona nella tua piccola impresa. Modificare le istruzioni secondo necessità.
Istruzioni orali
Sebbene i tuoi dipendenti apprezzeranno e avranno bisogno di una copia scritta delle procedure di inventario, devi anche dare direttive verbali. Mike Kraus di Dun e Bradstreet Credibility Corp, consiglia di spiegare completamente il processo esatto con cui verrà preso l’inventario fisico della tua azienda. Parla ai tuoi dipendenti come gruppo in modo che ogni persona conosca il ruolo assegnato. Potresti organizzarlo in modo che una persona conti gli articoli mentre un’altra registra i conteggi in un registro. Il tipo di attività determinerà se è necessario condurre inventari separati per scorte, apparecchiature per ufficio, forniture o altri materiali. È necessario assicurarsi che tutti coloro che effettuano il conteggio utilizzino le stesse linee guida coerenti. Esegui controlli frequenti dei conteggi di ogni persona per verificare l’accuratezza e risolvere eventuali problemi.
Conteggi individuali
Molti articoli nel tuo inventario per piccole imprese potranno essere conteggiati individualmente. Ad esempio, potresti contare 300 buste, cinque stampanti, una fotocopiatrice e 10 libri di francobolli. Le istruzioni per il conteggio dei singoli articoli sono, quindi, essenzialmente semplici. Puoi decidere quanto devi essere dettagliato quando esegui e registri gli articoli nel tuo inventario. Ad esempio, potresti decidere di contare un totale complessivo di etichette che la tua azienda ha a disposizione oppure puoi ordinare e contare questi articoli in base alla dimensione o al colore. Assicurati che le tue istruzioni specifiche siano chiare e dettagliate.
A peso
Alcuni articoli della tua azienda potrebbero essere troppo piccoli e numerosi per rendere fattibili i conteggi individuali. Ad esempio, se la tua attività è un piccolo negozio di ferramenta, è probabile che tu abbia una moltitudine di minuscole viti, chiodi e bulloni. Per questo tipo di inventario probabilmente otterrai il conteggio dei pezzi con un metodo diverso rispetto al conteggio di ogni articolo. Invece, posiziona un piccolo numero di oggetti, diciamo 20 su una bilancia per determinare il peso di questi pezzi collettivi. Se, ad esempio, i 20 pezzi pesano 20 grammi, allora sai che ogni pezzo pesa un grammo. Puoi quindi pesare l’intero stock su una bilancia, dividerlo per il peso di un pezzo e sarai in grado di determinare quanti pezzi singoli hai.