Una comunicazione efficace tiene insieme le aziende, ma non avviene senza intoppi per quattro ragioni fondamentali. Il mancato utilizzo di un linguaggio chiaro e preciso rende difficile per i dipendenti soddisfare le aspettative del proprio supervisore, una situazione complicata dalla popolarità delle tecnologie di posta elettronica e di sms che riducono i messaggi a semplici abbreviazioni. Ulteriori problemi sorgono quando la direzione propone soluzioni da parte sua, invece di ascoltare le preoccupazioni dei dipendenti, rendendo meno probabile che si verifichi una comunicazione efficace.
Dipendenza dalla tecnologia
La velocità con cui si muove l’attività tende anche ad accelerare la comunicazione, aumentando la possibilità di interpretazioni errate. È più probabile che ciò accada quando si utilizza la stenografia linguistica come IMHO, LOL o OMG, che i dizionari ora riconoscono come parole reali, consiglia la business coach Linda Finkle. La crescente dipendenza da tecnologie come la posta elettronica o gli SMS rende più probabile che si verifichino questi problemi, in particolare per la generazione Xers e Yers non abituati alle sfumature della conversazione faccia a faccia.
Mancanza di chiarezza
La mancanza di un linguaggio chiaro e preciso fa sì che dipendenti e supervisori lavorino per scopi diversi, secondo Richard Slagle, direttore sul campo per la Texas Association of Counties. Questa situazione si verifica in genere quando il mittente utilizza espressioni, gergo o gergo che il destinatario non conosce. Una delle cause più comuni è la vaghezza nelle parole o nel linguaggio, dice Slagle. Ad esempio, è preferibile impostare scadenze specifiche piuttosto che richiedere che determinate attività vengano completate “il prima possibile”. La distinzione è importante, poiché la lingua può essere precisa, ma ancora poco chiara.
Gestione dall’alto verso il basso
Guidare le aziende in tempi economici difficili è uno degli esercizi più difficili per qualsiasi azienda. Tuttavia, la direzione sbaglia imponendo soluzioni di riduzione dei costi dall’alto verso il basso, ha dichiarato il consulente Jon Katzenbach in una colonna per la società di consulenza globale, Booz & Company. I dirigenti spesso assumono consulenti esterni i cui metodi sono poco conosciuti, portando i dipendenti a pensare che non stanno ottenendo la storia completa. Quando i manager fanno pressione sul personale per raggiungere gli obiettivi, la comunicazione si interrompe, generando un’atmosfera ostile e risentita.
Messaggi non intenzionali
I supervisori devono sviluppare capacità di ascolto altrettanto forti per creare credibilità e fiducia con i propri dipendenti. Mostrare atteggiamenti preconcetti attraverso il linguaggio del corpo, l’espressione del viso o il tono vocale scoraggia i dipendenti dall’affrontare la direzione su questioni che li riguardano, afferma Slagle. Tale comportamento invia un messaggio non intenzionale che non vale la pena ascoltare l’opinione del destinatario. Secondo Slagle, supervisori efficaci fanno uno sforzo cosciente per controllare questi impulsi e mostrano empatia ponendo domande. Solo allora si sviluppa il rapporto necessario per una forte comunicazione.