Le politiche di comunicazione sul posto di lavoro non sono una novità. Molto prima dei cellulari e di Facebook, le aziende disponevano di politiche riguardanti la quantità di comunicazioni personali che i dipendenti potevano dedicare all’orario aziendale, quando era appropriato contattare la direzione fuori orario e se per fornire determinate informazioni fosse necessario utilizzare lettere o telefonate. Nell’era digitale, tuttavia, la tecnologia ha fortemente influenzato molte politiche di comunicazione sul posto di lavoro.
Social Networking
Secondo l’articolo di Debra Littlejohn Shinder del 2009 “Tech Republic” “10 cose che dovresti coprire nella tua politica di social networking”, le aziende devono sviluppare filosofie sul social networking al fine di prevenire tutto, dal danno alla reputazione alla distrazione dei dipendenti. I datori di lavoro dovrebbero spiegare chiaramente ciò che considerano essere un social networking e come ai dipendenti è consentito utilizzare i siti di social networking sul posto di lavoro ea casa, per quanto riguarda le discussioni dell’azienda. Ad esempio, le aziende devono stabilire non solo l’ora della giornata lavorativa, se presente, appropriata per il social networking, ma anche il tipo di commenti, collegamenti e discussioni che i dipendenti possono pubblicare sull’azienda quando sono online a casa. Shinder rileva inoltre che la politica dovrebbe affrontare possibili azioni disciplinari se la politica non viene seguita.
Cellulari
Sebbene i telefoni cellulari possano essere ottimi strumenti per il business, consentendo ai dipendenti di rimanere in contatto con la direzione e tra di loro per tutto il giorno, indipendentemente da dove si trovino nel mondo, possono anche essere fonte di distrazione e persino di disturbo. Non solo chi parla ad alta voce, telefoni ronzanti e texter in riunione minacciano la produttività, ma possono anche essere decisamente pericolosi a causa degli SMS durante la guida e delle fotocamere dei cellulari che possono facilmente scattare e condividere foto di documenti aziendali privati. E poi c’è la questione del costo delle app e delle suonerie sui telefoni aziendali.
Quindi i datori di lavoro che scrivono le politiche di comunicazione devono pensare al di fuori della componente telefonica del cellulare. Non è più una semplice dichiarazione su quando i dipendenti possono effettuare chiamate personali abbastanza buone. Invece, gli imprenditori devono fare un elenco di tutte le preoccupazioni che hanno sui telefoni cellulari associati al loro posto di lavoro e scrivere politiche di comunicazione per affrontare le preoccupazioni.
Mezzo di comunicazione
Le diverse tecnologie di comunicazione odierne hanno offerto agli uomini d’affari tutta una serie di modi in cui possono comunicare. Oltre a scrivere lettere, fare telefonate e incontrarsi faccia a faccia, gli uomini d’affari di oggi possono inviare messaggi di testo, lasciare post di Facebook, inviare messaggi istantanei o e-mail ai destinatari, solo per citarne alcuni. Pertanto, i datori di lavoro devono elaborare politiche che stabiliscano come utilizzare i mezzi di comunicazione. Ad esempio, i datori di lavoro devono decidere se ci sono alcune informazioni che non dovrebbero mai essere comunicate tramite messaggi di testo, come un licenziamento o un’azione disciplinare. I datori di lavoro dovrebbero anche determinare se tutti i mezzi di comunicazione sono appropriati per tutti i tipi di pubblico. Ad esempio, alcuni datori di lavoro potrebbero affermare che i dipendenti non devono inviare messaggi di testo o client di messaggistica istantanea o che tutte le comunicazioni con le risorse umane devono essere effettuate per iscritto.
Privacy
I datori di lavoro hanno sempre dovuto gestire le questioni di privacy nelle loro politiche aziendali. Tuttavia, poiché la tecnologia ha aumentato i modi in cui le persone possono ottenere e diffondere informazioni personali, i datori di lavoro devono elaborare politiche di comunicazione che affermino esattamente ciò che è considerato informazione personale e come dovrebbe essere gestito. I datori di lavoro devono coprire le informazioni personali dei dipendenti e le informazioni sui clienti. Ad esempio, i presidi potrebbero voler elaborare politiche di comunicazione che limitino il modo in cui gli insegnanti possono discutere le informazioni sugli studenti. Il preside può affermare che gli insegnanti non sono autorizzati a comunicare i voti di uno studente via e-mail o Facebook, anche se l’insegnante sta comunicando con un altro insegnante o lo studente.