Il costo di gestione di un veicolo di proprietà aziendale come un’auto, un furgone, un pick-up o un furgone è deducibile come spesa aziendale proprio come il costo di gestione di altre attrezzature aziendali. Tuttavia, il quadro fiscale è più complicato quando i dipendenti possono guidare veicoli aziendali per motivi personali. Questo va bene con l’Internal Revenue Service a condizione che tu segua le regole dell’agenzia.
Un vantaggio imponibile
Quando un’azienda consente ai dipendenti di utilizzare veicoli di proprietà dell’azienda per i viaggi personali, si tratta di un vantaggio extra non in contanti. L’IRS classifica questo come compensazione imponibile. La tua azienda ha tre modi per determinare il valore dell’uso personale dei veicoli di proprietà dell’azienda. Indipendentemente dal metodo selezionato, l’imposta sul reddito federale, l’imposta sulla previdenza sociale e l’imposta Medicare devono essere trattenute dallo stipendio di un dipendente in base al valore in dollari dell’uso personale del veicolo.
Valore di locazione annuale
Un modo per calcolare il valore dell’uso personale dei dipendenti di un veicolo di proprietà aziendale è il metodo del valore del leasing annuale. Per utilizzare questo approccio, la tua azienda deve richiedere ai dipendenti di tenere un registro delle miglia personali e di lavoro percorse. Innanzitutto, trova il valore del veicolo facendo riferimento a una fonte come il Kelley Blue Book. Quindi cercare nella tabella 1 della pubblicazione IRS 15-B, “Guida fiscale del datore di lavoro ai benefici accessori”, il valore del contratto di locazione annuale per un veicolo di quel valore. Dividi il chilometraggio personale per il chilometraggio totale e moltiplica il risultato per il valore del contratto di locazione annuale. Il risultato finale è il valore in dollari su cui il dipendente deve pagare le tasse.
Metodo del chilometraggio
Invece del valore del contratto di locazione annuale, un’azienda può utilizzare l’attuale tariffa chilometrica IRS standard per i viaggi d’affari per calcolare il valore in dollari dell’uso personale di un veicolo aziendale da parte di un dipendente. Ad esempio, nel 2013 la tariffa standard è di 56.5 centesimi per miglio. Se l’azienda paga il carburante, ridurlo di 5.5 centesimi. Moltiplicare l’aliquota standard per le miglia personali percorse per trovare il valore imponibile su cui il dipendente deve pagare le tasse. Il veicolo deve essere guidato per almeno 10,000 miglia all’anno e almeno il 50 percento del chilometraggio deve essere per scopi aziendali. Se un dipendente rimborsa l’azienda all’aliquota standard, l’uso del veicolo non è considerato un beneficio accessoria imponibile e non è necessario trattenere le tasse.
migrazione interna
Alcune aziende limitano l’uso personale dei veicoli di proprietà dell’azienda agli spostamenti tra lavoro e casa. A condizione che ciò sia dichiarato come politica aziendale, l’IRS consente ai datori di lavoro di assegnare un valore di $ 1.50 per tragitto di sola andata. In genere, un dipendente che lavora cinque giorni avrebbe 10 viaggi di andata e ritorno e pagherebbe le tasse su $ 15 a settimana. Questo approccio non può essere utilizzato per l’alta dirigenza e altri dipendenti di alto rango.