La tecnologia dell’informazione è presente nella maggior parte degli uffici contabili oggigiorno tramite computer, stampanti e altre apparecchiature. Parte intrinseca dei processi finanziari, la tecnologia è spesso data per scontata negli uffici contabili. Ad esempio, puoi andare online e controllare il tuo saldo di cassa in banca quando lo desideri, oppure puoi caricare voci di diario e non pensarci due volte.
Velocità
La velocità è il segno distintivo della tecnologia dell’informazione. L’utilizzo di più tecnologie si traduce in risultati più rapidi e accurati. Tuttavia, tieni presente che ogni tecnologia acquistata, sia hardware che software, deve essere compatibile per offrire le migliori prestazioni. Se un pezzo non funziona correttamente o non è utilizzabile, il sistema non è efficace. Ad esempio, se l’applicazione di contabilità della rete di gestione fallisce, il lavoro si blocca e il sistema non è efficace. Per essere efficace in termini di velocità, il sistema di contabilità dovrebbe funzionare perfettamente con hardware e sistemi di backup adeguati.
Precisione
Il lavoro di contabilità è molto dettagliato e l’accuratezza nella registrazione e nella rendicontazione è molto apprezzata. La tecnologia ha avuto un effetto positivo nelle applicazioni contabili perché i calcoli eseguiti da un programma per computer presentano pochissimi errori. Ad esempio, a una fattura possono essere associate diverse voci e imposte sulle vendite. Se la fattura deve essere sviluppata manualmente, la probabilità di errori è alta, ma non è così se il software viene utilizzato con una configurazione corretta.
Flessibilità
Un reparto contabilità necessita inoltre di una tecnologia flessibile in grado di adattarsi al mutare delle pratiche aziendali. Per essere efficace, la tecnologia dell’informazione associata alla contabilità deve essere flessibile per adattarsi ai cambiamenti. Il software, ad esempio, deve poter essere aggiornato per offrire nuovi processi, come l’elaborazione delle carte di credito e la possibilità di inviare fatture online. In caso contrario, il software diventerà obsoleto. I contabili utilizzano anche software per le tasse e altre esigenze contabili che cambiano spesso. La tecnologia deve essere abbastanza agile per mettersi al passo con i cambiamenti.
Cloud
L’ultima tendenza con le applicazioni di contabilità è il Web hosting off-site. Invece di installare un programma sul computer e salvare i dati lì, il programma risiede su un server in una posizione diversa; si accede alle informazioni salvate tramite Internet. Viene anche chiamato “lavorare nel cloud”. Le aziende possono risparmiare denaro negli acquisti di software e hardware registrandosi con un provider di servizi cloud e utilizzando i suoi programmi e lo spazio per salvare i dati, il che significa che non è necessario disporre di un disco rigido più grande o preoccuparsi delle versioni del programma. L’altro vantaggio del cloud è che hai accesso alle tue informazioni ovunque tu sia.
Considerazioni
La tecnologia dell’informazione non è perfetta. Molte volte, i problemi con le connessioni, la compatibilità e altri problemi tecnici influenzano il modo in cui i processi contabili vengono eseguiti o se vengono eseguiti affatto. Per rendere la tecnologia efficace nella contabilità con tempi di inattività minimi, le aziende dovrebbero avere un piano per affrontare i problemi elettrici, i malfunzionamenti della connessione Internet e i virus informatici. Le funzioni contabili critiche, come il libro paga, dovrebbero avere almeno due opzioni per l’elaborazione. Pertanto, se i dati vengono generalmente trasmessi tramite Internet, predisporre che le informazioni vengano chiamate o inviate anche via fax, nel caso in cui accada qualcosa al computer o alla connessione Internet.