Ottenere prodotti o servizi al miglior prezzo è l’essenza dell’approvvigionamento. Sebbene l’approvvigionamento possa avvenire su qualsiasi scala, i processi governativi e le società spesso stabiliscono sistemi di approvvigionamento. Quando si opera su scala più ampia, un sistema e un’organizzazione di approvvigionamento aiutano a mantenere più equa la concorrenza per il business, garantiscono efficienze sui costi e aiutano a valutare i rischi.
Valutazione Finale
Quando si stabiliscono i sistemi di approvvigionamento e le linee guida dell’organizzazione, è importante includere metodi di valutazione utilizzando un formato strutturato. Le valutazioni aiutano a valutare un sistema di appalti per elencarne i punti deboli e i punti di forza in base agli indicatori di prestazione. Inoltre, discutono i vincoli di un sistema di approvvigionamento in modo che rimanga competitivo e segua le procedure corrette. Le valutazioni possono includere un processo di previsione, definizione del budget, identificazione delle informazioni necessarie da raccogliere, identificazione delle parti interessate da intervistare ed esame di politiche e regolamenti.
Principi
La definizione di principi in un sistema e un’organizzazione di approvvigionamento aiuta a prevenire frodi e cospirazioni. I buoni principi da applicare includono responsabilità, trasparenza e concorrenza leale. La responsabilità aiuta a garantire che i migliori interessi di un’entità, così come quelli dei suoi partner commerciali, siano sempre presi in considerazione. La trasparenza attraverso l’atto di un’adeguata documentazione aiuta a dimostrare che i metodi di appalto erano validi. La concorrenza leale aiuta a fornire la base di un terreno comune per tutti gli offerenti, in modo che non si possa influenzare il risultato di un appalto senza offrire condizioni vantaggiose. Le imprese e gli enti pubblici potrebbero anche voler includere l’uso della tecnologia per razionalizzare il processo di appalto, oltre a fornire la possibilità al pubblico o alle parti interessate di monitorare il processo e l’attuazione degli appalti.
Metodi
Un’azienda dovrebbe sempre dichiarare metodi di approvvigionamento accettabili nelle sue linee guida. Sebbene il metodo di appalto più comune sia l’offerta competitiva, può anche includere contratti diretti, fare affari ripetuti con un’entità che ha vinto una precedente offerta di appalto e fare acquisti per il miglior prezzo disponibile.
Fasi di approvvigionamento
Dopo aver stabilito i metodi di approvvigionamento accettati, un’azienda dovrebbe elencare le misure appropriate da intraprendere per acquistare beni o servizi. Questi passaggi possono includere l’identificazione dei fornitori in grado di soddisfare i requisiti di un’azienda, contattare le forniture per proposte e rivedere le politiche e le pratiche dei potenziali fornitori. Una volta che un’azienda riceve un’offerta accettabile, può iniziare a negoziare un contratto per avviare il processo di adempimento del contratto. Il sistema di approvvigionamento e le linee guida dell’organizzazione dovrebbero includere le tappe fondamentali degli appalti da documentare, i motivi per il rinnovo del contratto e i metodi di pagamento preferiti.