Un progetto si concentra su attività al di fuori delle operazioni di routine di un’organizzazione e può variare in modo significativo in complessità, dimensioni e ambito. Quando si sviluppano le linee guida per l’audit del progetto, i documenti contabili e i rapporti del progetto forniranno una sorta di scorecard. L’esistenza di un piano di progetto scritto che copra i costi, i tempi e gli standard di qualità servirà come base per lo sviluppo di una lista di controllo per l’audit di progetto efficace.
Documenti chiave
Il processo iniziale coinvolto in un audit di progetto consiste nel raccogliere dati e informazioni chiave. Nel corso di un progetto vengono generati numerosi report e documenti. Ciò include un piano di progetto, rapporti sullo stato di avanzamento, grafici dei punti di controllo e note dalle sessioni di riunione e feedback. La valutazione dei grafici delle prestazioni delle pietre miliari aiuterà anche un revisore del progetto a identificare dove potrebbe essersi verificato un ritardo all’interno del programma del progetto, nonché la sua causa.
Orari
Una valutazione della gestione del tempo è una parte importante dell’audit di un progetto. Gli obiettivi e gli obiettivi del progetto dovrebbero essere limitati nel tempo. Rivedere i documenti della struttura di suddivisione del lavoro, che dettagliano le unità di lavoro e le attività specifiche necessarie per raggiungere gli obiettivi del progetto. Il metodo del percorso critico e la valutazione del programma e la tecnica di revisione sono un paio di esempi di metodologie di pianificazione che generano grafici e report. Confronta le stime di pianificazione degli intervalli dai grafici con le prestazioni effettive del team di progetto.
Budget di progetto
Tieni traccia dei numeri attraverso una semplice analisi della varianza del budget. Un’analisi della varianza confronta le stime finanziarie di un budget con la spesa effettiva del progetto. La differenza tra il budget ei costi effettivi potrebbe essere zero, il che significa che il team di progetto è rimasto nei limiti del budget. Una varianza positiva indica che i costi del progetto sono andati oltre il budget. Una varianza negativa significa che il progetto è rientrato nel budget. Quando si valutano gli scostamenti negativi nel budget di un progetto, assicurarsi che non siano correlati a carenze nei risultati attesi. Inoltre, nel reporting statistico, una valutazione di materialità determina se una varianza è significativa.
Controlli di qualità
Le misure di qualità dovrebbero essere eseguite come una sequenza continua per tutta la durata di un progetto. In un audit, rivedere gli standard di qualità stabiliti all’inizio per il progetto. Le valutazioni post-progetto dipenderanno dal tipo specifico di progetto e dal suo livello di complessità. Ad esempio, se il progetto si riferisce direttamente alla fornitura di servizi agli utenti finali, è possibile utilizzare tecniche di valutazione quantitativa e qualitativa per raccogliere le loro opinioni sui servizi, ad esempio tramite sondaggi.