Molte piccole imprese iniziano con un pacchetto software di base ed economico che soddisfi i requisiti minimi. Man mano che la tua azienda cresce e la tecnologia avanza, potresti scoprire che devi aggiornare il tuo sistema di informazioni contabili in modo da poter estrarre i dati più significativi per prendere decisioni finanziarie sane. Esistono quattro approcci di base per le conversioni di sistema e potrebbe essere necessario combinare più di un metodo.
Esegui il nuovo sistema parallelamente al vecchio
L’esecuzione in parallelo significa che si continua a utilizzare il vecchio sistema mentre si utilizza contemporaneamente il nuovo sistema. Ciò consente di formare i dipendenti sul nuovo sistema e di risolvere eventuali problemi con il nuovo programma. Quando si è certi che il nuovo sistema stia producendo rapporti accurati, si interrompe l’uso del vecchio sistema. Lo svantaggio principale di questo approccio è che i dati potrebbero dover essere inseriti in ogni sistema separatamente, soprattutto se è necessario apportare modifiche alla struttura dei database, come il passaggio da un numero di conto a tre cifre a un conto a quattro cifre numero. Ciò potrebbe comportare costi di manodopera più elevati, sotto forma di straordinari o aiuto temporaneo.
Fase nel nuovo sistema
Potresti decidere di implementare la conversione in più fasi. Ad esempio, potresti convertire prima il reparto contabilità fornitori. Dopo aver verificato che il nuovo sistema funzioni correttamente, è possibile convertire gradualmente le funzioni di inventario, contabilità clienti e contabilità generale. Puoi anche scegliere di convertire una posizione alla volta nel nuovo sistema. Lo svantaggio principale dell’inserimento graduale nel nuovo sistema è che la conversione finale potrebbe richiedere più tempo e probabilmente sarà necessario eseguire i moduli o le posizioni selezionati parallelamente durante quel periodo.
Usa un sito come sito pilota
Se hai più di una posizione, potresti scegliere un sito che funga da posizione pilota. Il sito pilota converte in qualunque modo tu scelga. Una volta che sei sicuro che il nuovo sistema funzioni correttamente, trasferisci tutte le altre posizioni al nuovo programma. Se tutte le tue sedi hanno esigenze identiche, questo metodo potrebbe essere la scelta più conveniente. Tuttavia, se le esigenze delle posizioni differiscono, potresti non essere soddisfatto dei risultati. Ad esempio, la tua posizione pilota potrebbe richiedere tre cifre decimali nel modulo di contabilità dei costi, ma un’altra posizione potrebbe averne bisogno di cinque. Una sede potrebbe essere in grado di cavarsela con 12 classi di prodotti, ma un’altra potrebbe richiedere un minimo di 20.
Passaggio diretto
Potresti essere in grado di scaricare i tuoi file dal tuo vecchio sistema direttamente al nuovo in quello che viene chiamato un passaggio diretto. Dopo aver esaminato i file per assicurarti che siano stati trasferiti correttamente, smetti di utilizzare il vecchio sistema e tutti i dipendenti iniziano a utilizzare il nuovo sistema. Questo metodo in genere funziona meglio se sono presenti modifiche minime, come la conversione in un programma che è quasi identico ma consente di acquistare il numero di licenze di cui ora hai bisogno o che aggiunge un nuovo modulo, come una funzione di inventario perpetuo.