Anche la più piccola impresa deve promuovere il valore della gestione dei record come un modo per risparmiare denaro e migliorare i profitti. Una corretta gestione dei record aiuta anche a mantenere il controllo di documenti e dati importanti. In alcuni casi, la gestione dei record gioca un ruolo fondamentale quando è necessario accedere ai documenti per un audit o per determinare la stabilità finanziaria della propria azienda. (Vedi riferimento 1 e riferimento 2)
Preparare le linee guida
Il primo passo per promuovere una solida gestione dei record è preparare e condividere politiche e procedure con il tuo personale che spieghino come viene gestita la gestione dei record. (Vedi riferimento 5) Secondo la Ohio State University, il tuo manuale dovrebbe includere i record che ogni persona è responsabile della gestione. È inoltre necessario fornire un metodo per fare l’inventario e determinare per quanto tempo deve essere conservato un record. Altri argomenti includono l’archiviazione e la conversione dei record in versioni digitali. (Vedi riferimento 3)
Formazione
Le sessioni di formazione possono aiutare i dipendenti a comprendere l’importanza di gestire correttamente la gestione dei record. Guida i dipendenti attraverso le politiche e le procedure della tua azienda in modo che tutti comprendano il modo in cui gestire, archiviare e smaltire i record.
Un altro momento per formare il personale sull’importanza della gestione dei record è durante i seminari sul ripristino di emergenza. Poiché questo si concentra su questioni di sicurezza oltre a ridurre al minimo le perdite per la tua azienda, la formazione dovrebbe concentrarsi su come la gestione dei record sia una preoccupazione vitale dopo una grave catastrofe. (Vedi riferimento 4) Al termine della formazione, appendi poster nelle aree comuni e usali per sottolineare l’importanza della gestione dei record come promemoria per rimanere aggiornato su documenti e dati elettronici.
Riunioni del personale
Dedica del tempo a ogni riunione del personale per ricordare al personale elementi specifici delle tue politiche e procedure di gestione dei record. Queste brevi sessioni servono come promemoria per aiutare i dipendenti a rimanere aggiornati sull’argomento. Trasforma il processo di apprendimento in un’attività divertente suddividendo il tuo staff in piccoli gruppi e facendo loro un quiz di una o due domande sulla gestione dei record. I membri della prima squadra che ottengono la risposta giusta vincono un piccolo premio.
Brainstorm
Che tu stia sviluppando per la prima volta le linee guida per la gestione dei record o conducendo revisioni per cercare aree in cui migliorare le tue procedure, coinvolgi il tuo personale. Organizza sessioni di brainstorming per sollecitare le loro opinioni sul miglioramento dei sistemi di gestione dei record della tua azienda. Promuovere la sessione tramite promemoria e-mail e inviti e-mail personali per incoraggiare il personale a partecipare e assicurarsi che la sua opinione sia apprezzata.