La riunione del personale è un forum importante per un imprenditore o un manager per costruire relazioni con i dipendenti, comunicare aspettative, ottenere aiuto per risolvere problemi e pianificare attività commerciali future. Se utilizzi meglio le riunioni del personale, otterrai di più nel tempo bloccato, sia che ti incontri ogni mattina o una volta al mese.
ordini del giorno
Mantieni una cartella dell’agenda nell’unità di condivisione aziendale o in una bacheca fuori dall’ufficio. Questo ti aiuterà a tenere traccia degli argomenti che desideri discutere nelle prossime riunioni del personale. Mentre scrivi l’ordine del giorno della prossima riunione, chiediti se esiste un modo più efficiente per discutere ogni argomento con il tuo staff. Alcuni argomenti possono essere trattati più rapidamente digitando le informazioni in un’e-mail o stampandole in un volantino e distribuendole alle caselle di posta del personale. Altri argomenti, come la formazione specializzata, richiedono presentazioni individuali o in piccoli gruppi e quindi non sarebbero appropriati per una riunione del personale.
Elementi di azione
Anche se potresti voler delegare il lavoro di registratore di riunioni, puoi assumerti la responsabilità di organizzare il tempo trascorso nelle riunioni del personale. Stabilisci un orario prestabilito per l’inizio e la fine delle riunioni e segui tale programma. Pianificare gli elementi di azione e chiedere al registratore di annotare un riepilogo dei punti discussi per ciascun elemento di azione e quale follow-up sarà richiesto. È meglio annotare le persone responsabili del follow-up sugli argomenti all’ordine del giorno e le scadenze per i dipendenti per riferire le loro scoperte al gruppo.
Partecipazione
Evita di tenere riunioni improvvise nel corridoio o nella sala da pranzo con alcuni membri del personale. I dipendenti che avrebbero dovuto essere inclusi nella riunione potrebbero sentirsi esclusi quando sentono ciò che è stato discusso in loro assenza, il che potrebbe renderli meno propensi a sostenere le tue decisioni. Invece, pianifica le riunioni e invita tutte le parti interessate, le persone interessate all’argomento della riunione e quelle con conoscenze o consigli che potrebbero aiutare il tuo personale a prendere una decisione forte. Cerca dei modi per coinvolgere le persone, come mettere un numero o un adesivo sulle copie dell’agenda. Usalo come codice per dividere le persone in gruppi di discussione in riunioni più grandi.
Riconoscimento
Usa le riunioni del personale come luogo per dare un riconoscimento specifico ai dipendenti sui loro risultati. È utile coinvolgere i dipendenti nel riconoscere i risultati ottenuti dai loro colleghi. Un modo per farlo è ricevere un premio speciale, come una barretta di cioccolato o una penna aziendale, che i dipendenti possono distribuire ai colleghi che li hanno aiutati in modo speciale. Se conosci una persona che non vuole essere riconosciuta pubblicamente, dai quel premio durante una riunione individuale o passa dall’ufficio di quel dipendente e distribuiscilo con meno clamore.