Le prime versioni di SharePoint consentivano solo la modifica di un documento da parte di un singolo utente, mentre gli altri utenti avevano accesso in sola lettura fino a quando il documento non veniva archiviato. SharePoint 2010, tuttavia, ha portato la collaborazione sui documenti a un livello superiore. Non dovrai più aspettare che un documento venga archiviato prima di poter iniziare a modificarlo. Questa nuova funzionalità è ideale in un ambiente in cui le persone devono lavorare in modo collaborativo su un singolo prodotto di lavoro, come una proposta o uno sviluppo agile. Questa funzione di collaborazione crea zone in un documento in modo che gli autori possano lavorare contemporaneamente su diverse aree del documento. Per iniziare a modificare i documenti in modo collaborativo in SharePoint, è necessario aggiornare le impostazioni di configurazione per autorizzazioni, controllo delle versioni e funzionalità di check-in / checkout.
Aggiorna le autorizzazioni della raccolta documenti
Le impostazioni di autorizzazione in una raccolta documenti concedono agli utenti i diritti di visualizzazione, modifica, progettazione o persino pieno controllo sugli elementi nella raccolta documenti. Per rivedere o aggiornare le autorizzazioni, accedere alla raccolta documenti in cui si desidera aggiungere la modifica simultanea. Dal menu Strumenti libreria nella barra multifunzione, seleziona “Libreria”. Nella pagina Impostazioni raccolta documenti, fare clic su “Autorizzazione per questa raccolta documenti” sotto l’intestazione Autorizzazioni e gestione. Rivedi le autorizzazioni per assicurarti che i collaboratori dispongano dei diritti di modifica nella raccolta documenti.
Abilita controllo delle versioni
In una raccolta documenti, il controllo delle versioni consente agli utenti di creare versioni complete degli elementi del documento per conservare e creare una cronologia delle modifiche ai documenti. Per impostazione predefinita, il controllo delle versioni è disabilitato in una raccolta documenti di SharePoint. Per abilitare il controllo delle versioni, accedere alla raccolta documenti in cui si desidera aggiungere la modifica simultanea. Dal menu Strumenti libreria nella barra multifunzione, seleziona “Libreria”. Nella pagina Impostazioni raccolta documenti, fare clic su “Impostazioni controllo versioni” sotto l’intestazione Impostazioni generali. Nella pagina Impostazioni controllo versioni, sotto l’intestazione Cronologia versioni documento, fare clic sul pulsante di opzione “Crea versioni principali e secondarie (bozza)”.
Disabilita Checkout
La necessità di estrarre i documenti prima della modifica non è più necessaria con la modifica simultanea in SharePoint, poiché gli utenti possono ora modificare i documenti senza sovrascrivere le modifiche degli altri utenti. È possibile disabilitare il checkout nella pagina Impostazioni controllo versione sotto l’intestazione Richiedi check out. Fai clic sul pulsante di opzione accanto a “No.” Fare clic sul pulsante “OK” per confermare le impostazioni della versione.
Inizia a collaborare
Una volta completata la configurazione nella raccolta documenti, è sufficiente aggiungere i documenti di collaborazione. Puoi farlo nell’applicazione Office selezionando l’opzione “Salva in SharePoint” dal menu File, selezionando la raccolta documenti dall’elenco delle cartelle condivise e facendo clic su “Salva e invia”. In alternativa, è possibile utilizzare l’opzione di caricamento in Documenti nel menu Strumenti libreria sulla barra multifunzione e passare alla copia locale del documento sul computer.