L’uso della posta elettronica è diventato una componente vitale delle operazioni aziendali quotidiane. Quando aspetti importanti allegati e-mail e non arrivano, la produttività potrebbe risentirne. Ci sono molti potenziali colpevoli dietro gli allegati mancanti e determinare la causa potrebbe richiedere l’assistenza dell’amministratore di rete della tua azienda.
Restrizioni sul tipo di file
Microsoft Outlook blocca la consegna di determinati tipi di file per impostazione predefinita. Ad esempio, Outlook impedisce il recapito di allegati contenenti .exe, .com, .cmd e .inf. File. Se l’allegato che stai aspettando contiene questo tipo di file, il mittente ha la possibilità di cambiare il nome del file prima di inviarlo, in modo che passi alla tua casella di posta. Una volta lì, puoi salvare l’allegato e fare clic con il pulsante destro del mouse per rinominare il file con il nome e l’estensione originali. Un’altra opzione include l’utilizzo di un programma di compressione file, come Win Zip o WinRar. Ciò modifica l’estensione del file a quella consentita in genere da Outlook.
Restrizioni sulle dimensioni dei file
L’amministratore di rete può limitare gli allegati che superano un limite di dimensione specificato per impedire agli utenti di utilizzare troppo spazio su disco o per impedire loro di rallentare il sistema. Se non vuole o non è in grado di modificare questa impostazione, sono disponibili altre opzioni. L’utilizzo di un programma di compressione file può aiutare a ridurre le dimensioni dell’allegato. Se il file rimane troppo grande, un FTP o un altro sito di condivisione file online, come ShareFile, TrueShare o 4Shared (collegamenti in Risorse), può offrire un modo per trasferire il file elettronicamente.
Protezione dai virus
Il software antivirus installato sul tuo computer o sul server di posta elettronica potrebbe impedire la consegna di allegati sospettati di contenere un virus. A seconda della configurazione del software, il software potrebbe posizionare gli allegati bloccati in una cartella di quarantena o eliminarli automaticamente. Spesso è possibile recuperare un file in quarantena; tuttavia, potresti aver bisogno dell’assistenza di un amministratore di rete se non disponi delle autorizzazioni di sicurezza necessarie. Non aprire allegati da fonti sconosciute, poiché potrebbero contenere un virus.
Spam Filtering
Molte aziende utilizzano un filtro antispam per ridurre il numero di messaggi di posta elettronica non richiesti e indesiderati. Questi filtri possono anche bloccare vari allegati di posta elettronica, a seconda della dimensione o del tipo di file. A seconda del filtro antispam, potresti ricevere o meno la notifica di un allegato bloccato. In genere, solo l’amministratore di rete ha accesso al filtro antispam, pertanto potrebbe essere necessario contattarlo per ricevere assistenza nel recupero dell’allegato mancante.